So steigern Sie Ihre Effizienz mit Microsoft SharePoint & Power Platform

Als Folge des mittlerweile weit verbreiteten Homeoffice und des hybriden Arbeitens wurden eine Vielzahl neuer Tools für die Zusammenarbeit entwickelt. Die, die bereits vorhanden waren, haben mehr an Bedeutung erlangt. Dies ist der Fall bei SharePoint, einem Tool innerhalb des Office 365-Portfolios, das von Microsoft vor mehr als 20 Jahren als Antwort auf kollaborative Portale und Dokumentenmanagement entwickelt wurde. Es ist eine der leistungsfähigsten Web-Anwendungen auf dem Markt zur risikofreien Zusammenarbeit und der Organisation von Projekten und Teams innerhalb eines Unternehmens. Die Plattform ermöglicht es den Nutzern, auf gespeicherte Daten zuzugreifen und diese abzurufen, wann und wo immer sie wollen, sie mit anderen Kollegen innerhalb des Unternehmens zu teilen, Sicherheitsrollen festzulegen und vieles mehr.

Diese Plattform kann zudem zum Aufbau von Unternehmenslösungen verwendet werden, wie z. B.: Intranets, Mitarbeiterportale, Webportale mit leistungsstarkem Content Management, Extranets und Websites für die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten, Qualitäts- oder Störungsmanagement, Onboarding-Prozesse usw.

Derzeit nutzen mehr als 200.000 Organisationen und 190 Millionen Benutzer SharePoint zur Verwaltung ihrer Inhalte (Intranets, Gruppenseiten usw.) und erzeugen dabei ein Informationsvolumen von 100 Petabyte.

Die Vorteile von SharePoint

• Zentralisierung von Informationen und ständiger Kommunikationsfluss
• Förderung der Teamarbeit
• Verbesserung der organisatorischen Effizienz durch die gemeinsame Nutzung von Ressourcen und Anwendungen über große Standorte und Portale hinweg
• Dokumentenmanagement
• Kollektives Wissen und dauerhafte Teaminteraktion
• Transformation der Geschäftsprozesse
• Bietet erstklassige Anwendungen mit SharePoint, Power Platform und Teams
• Vereinfachung von Aufgaben durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen mit Microsoft Power Automate

Natürlich sind die Fähigkeiten von SharePoint hinlänglich bekannt. Jetzt ist es allerdings an der Zeit zu entdecken, wie die Integration mit Power Platform-Lösungen das Potenzial von SharePoint maximiert. Microsoft Power Automate und Power Apps können SharePoint-Tabellen (Listen) als Datenquellen verwenden. Auf diese Weise können diese Daten mit Formularen, Arbeitsabläufen und maßgeschneiderten Anwendungen genutzt werden, um Geschäftsprozesse in Unternehmen zu modellieren.

Der Mehrwert der Integration von SharePoint und Power Platform

• Verwenden Sie SharePoint zusammen mit Power Automate, um Unternehmensprozesse zu automatisieren, die im Dokumentenmanager/Kollaborationsportal enthalten sind.
• Erstellen Sie mobile Power Apps mit Ad-hoc-Funktionalität auf Basis der SharePoint-Datenstruktur (Listen), ohne dass eine zusätzliche Lizenz für Office 365 erforderlich ist.
• Geben Sie externen Benutzern Zugriff auf SharePoint-Formulare, die mit Power Apps angepasst wurden, ohne dass eine zusätzliche Lizenz erforderlich ist.
• Vollbildschirmzugriff und responsives Design für die Informationsvisualisierung. Sehr nützlich, zum Beispiel für die Implementierung von Dashboards, die mit Power BI erstellt wurden.
• Die Bearbeitung von Formularen in SharePoint kann über das WCM erfolgen, ohne dass ein Bearbeitungsportal erforderlich ist.
• Eine sichere Plattform, die auf Azure AD-Security basiert.

Die Migration zu SharePoint

• Keine Installation oder Wartung der Infrastruktur erforderlich
• Erfüllt verschiedene Sicherheitskriterien, die den Schutz der Privatsphäre gewährleisten
• Erhebliche Kostenreduzierung, da keine physischen Server oder zusätzliche Lizenzen gekauft werden müssen weil nur ein monatliches Abonnement zu zahlen ist
• Schnell zu implementieren, der Dienst kann innerhalb von Minuten nach der Anmeldung verfügbar gemacht werden
• Für den Betrieb ist lediglich ein Office 365-Benutzerabonnement erforderlich
• Skalierbarkeit, Verfügbarkeit (24x7x365) und somit Flexibilität
• Ständig aktualisierte Plattform
• Mobiler Zugriff von jedem Gerät aus
• Gewährleistung der Datensicherheit
• Alle Verbindungen werden über das sichere SSL-Protokoll hergestellt
• Nahtlose Integration in das Office 365-Dienstportfolio

Teams und Power Platform

Microsoft Teams ist das Herzstück der Teamarbeit in Microsoft Office 365. Teams ist ein kollaborativer Arbeitsbereich, in dem sich alle Mitarbeiter treffen, chatten, telefonieren, Dokumente austauschen, planen und zusammenarbeiten können – alles an einem Ort. Teams wurde entwickelt, um mehr Flexibilität zu bieten und auf dynamische Weise Räume für die Zusammenarbeit zu schaffen. Der größte Nachteil ist jedoch, dass die erzeugte Dokumentation nicht in gleichem Maße standardisiert oder zentralisiert ist wie in einem Unternehmen, diese Dokumentation müsste also im SharePoint des Unternehmens gespeichert werden.

Die Microsoft Power Platform ist ein Low-Code-Entwicklungstoolset, das Power BI, Power Apps und Power Automate (früher bekannt als Microsoft Flow) umfasst. Die Integration von Power Platform und Teams ist eine echte Bereicherung für beide Plattformen, da sie Teams leistungsfähiger macht und die Power Platform all diese Tools an einem Ort bereitstellt da sie die Konversationsfähigkeit von Teams nutzt.

Power BI ist das Datenvisualisierungstool der Power Platform, das alle in Microsoft 365 gesammelten Daten nutzt und durch Power Apps und Power Automate erweitert wird. Power BI unterstützt Unternehmen dabei, datengestützte Entscheidungen zu treffen, und gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, aus diesen Daten wichtige Erkenntnisse zu gewinnen. Die natürliche Verbindung zwischen Power BI und Power Apps erleichtert den Fluss der Informationen im gesamten Team und steigert so die Produktivität erheblich.

Power Apps ist eine Low-Code-Plattform für die Anwendungsentwicklung, mit der jeder mit Low oder gar No-Code Web- und Mobilanwendungen erstellen kann. Power Apps lässt sich mit Hunderten von Unternehmenssystemen und Datenbanken verbinden, so dass es einfach ist, die Mitarbeiter mit den bestehenden Prozessen und Daten zu verknüpfen, die das Unternehmen am Laufen halten. Mit Power Apps erstellte benutzerdefinierte Anwendungen können auch in einem Kanal verankert oder in Teams-Anwendungen eingebettet werden. Eine neue Funktion von Power Apps ist, dass in Power Apps erstellte Anwendungen direkt als Teams-Anwendungen veröffentlicht werden können und alle in Power Apps erfassten Daten zur weiteren Analyse direkt an dieselben Systeme zurückgegeben werden können.

Power Automate ermöglicht Ihnen die Automatisierung von Routineaufgaben und -prozessen. Da Power Automate in Microsoft 365-Anwendungen integriert ist, können viele dieser Prozesse mit Office- und anderen Microsoft-Anwendungen automatisiert werden, in der Regel ohne eine umfangreiche Programmierung. Die Integration von Power Automate in Teams kann direkt aus Teams erstellt werden und automatisiert Prozesse z.B. im Kontext eines Chats. Die Nutzer können sogar direkt aus dem Chat heraus Aktionen durchführen.

Teams in Kombination mit der Low-Code-Technologie von Microsoft Power Platform ist in der Lage, bestehende Anwendungen zu integrieren, neue Anwendungen zu erstellen, Prozesse zwischen Anwendungen oder innerhalb von Anwendungen zu automatisieren und eine datengesteuerte Arbeitsweise zu fördern.

Einführung in Microsoft Dataverse anhand von Power Platform for Teams

• Integrierte Low-Code-Datenplattform für Microsoft Teams
• Ermöglicht die Erstellung von benutzerdefinierten Anwendungen, Workflows, Chat-Bots und Dashboards in Teams mit Microsoft Power Apps, Power Virtual Agents und Power Automate
• Bietet Warehousing, umfangreiche Datentypen, Unternehmensfunktionen und die Bereitstellung von Lösungen per Mausklick
• Von der Unternehmens-IT verwaltet

Bei Prodware haben wir ein Team mit Schwerpunkt Power Platform eingerichtet, das Ihnen die großartigen Möglichkeiten eines Lösungspakets präsentieren kann.  Gerne entwickeln mit Ihnen gemeinsam Ideen und Lösungsansätze, wie Sie die Power Platform sowie Sharepoint und Teams als Grundlage für Ihren Unternehmenserfolg nutzen können.