La mayoría de las empresas gestiona un enorme volumen de documentos cada día, lo que supone una gran inversión de tiempo para los trabajadores, que todavía lo suelen hacer de manera manual. En general, impera la cultura del papel, de los impresos, la firma tradicional, el escaneo y el almacenaje de papeles en archivadores y carpetas que rellenan estanterías desde hace décadas.

La falta de confianza en la tecnología digital, especialmente en la nube, hace que las empresas sigan ancladas en sus procedimientos y formas de hacer, aunque hayan quedado obsoletos. Y es que no es una cuestión de modernidad, sino de actualización de los procesos de la compañía, de las herramientas que se utilizan cotidianamente y de los sistemas de gestión de la información.

Hay que tener en cuenta el riesgo que supone esto para las empresas. Por un lado, el peligro físico de los documentos, que pueden robarse o destruirse, incluso en un accidente, como puede ser un incendio. Y, por otro lado, los problemas de la gestión manual de los archivos, que puede estar sujeta a errores humanos e ineficiencias de gestión. Entonces, ¿cómo mejorar la gestión documental de una pyme?

Para dar el salto por fin hacia la digitalización de los procesos hay que tener en cuenta estas recomendaciones:

Pensar en la seguridad

Gracias a la tecnología en la nube es posible almacenar los documentos con plenas garantías de seguridad. Tal y como apunta el Estudio España Empresa Digital de la Cámara de Comercio de España, la seguridad es una pieza clave, ya que a través de los canales digitales se expone información sensible.

Una medida que se debe tomar para garantizar la protección de los datos es incorporar sistemas de almacenamiento seguro y backups en la nube, para protegerse de posibles ciberamenazas. Y de cara a los datos de los clientes, asegurar el correcto cumplimiento de la normativa en materia de GDPR.

Garantizar la máxima accesibilidad

El acceso de los documentos, así como su organización y su manera de nombrarlos son clave para asegurar que cualquier miembro de la organización pueda encontrar lo que está buscando. Por eso lo recomendable es tener todos los archivos en un único lugar, un repositorio compartido en la nube que permita acceder rápidamente a los documentos, desde cualquier dispositivo y de manera intuitiva.

Apostar por la firma digital

Una de las principales gestiones que se realizan en todas las pymes es la firma de documentos. Generalmente todo documento necesita la firma del director de la empresa, lo que supone de su presencia física en la oficina para poder hacer la gestión. El proceso suele llevar mucho tiempo, desde que se envía la documentación, se recibe la copia, se imprime, se firma, se escanea el documento y se archiva.

Por eso una buena solución es la firma digital, una herramienta que permite gestionarlo todo de manera digital y así liberar a los equipos administrativos de la gestión de la firma, el seguimiento y el envío del documento. Así se logra ahorrar tiempo y dinero.

Ganar competitividad

La automatización de muchos procesos que antes se hacían a mano ha supuesto un mejor seguimiento de las propuestas, contratos y servicios. Y es que contar con un entorno de trabajo unificado, en el que las herramientas de trabajo se comuniquen entre sí y que faciliten la gestión de procesos y operaciones internos es un claro impulsor del rendimiento de los equipos y de los resultados de la empresa.

Todas estas recomendaciones no hacen más que reforzar la idea de la digitalización de las pymes no es ya un reto tecnológico. Realiza el Test de Diagnóstico Digital para analizar el nivel de digitalización de tu compañía y recibirás un asesoramiento tecnológico en función de tus necesidades.