Hace ya más de cuatro años que Microsoft Dynamics 365 Business Central apareció en el mercado reemplazando la mítica línea de productos ERP Microsoft Dynamics NAV (NAVISION). Sin embargo, es perfectamente normal que no nos hayamos fijado en las diferencias a nivel licenciamiento entre ambos hasta que llega el momento de llevar la cabo la implantación o actualización de versión en nuestro propio negocio.

En este artículo te enseñamos cómo se licencia Microsoft Dynamics 365 Business Central y cuáles son las principales diferencias respecto a Microsoft Dynamics NAV, tanto para aquellas empresas que por primera vez empiezan a trabajar con el ERP como para aquellos clientes de NAV que se estén planteando el salto a la nueva generación de sistemas de gestión empresarial. Te mostraremos que es mucho más sencillo de lo que parece.

Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials vs. Premium

Ambas suscripciones disponen de la función de usuario de acceso completo a la solución, la diferencia entre ambas reside en que son también las licencias que definen la funcionalidad que se habilita en la instalación.

  • Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials

Esta licencia habilita la instalación para el uso de las siguientes funcionalidades o módulos:

– Administración y gestión financiera

– Cadena de suministro

– Compras y ventas

– Almacén y gestión de inventario

– Gestión de proyectos

Además, el usuario que tiene asignada esta licencia dispone de acceso completo a la solución.

  • Microsoft Dynamics 365 Business Central Premium

Incluye toda la funcionalidad de la licencia Essentials y, además, añade:

– Fabricación

– Órdenes de servicio

Por tanto, al elegir una u otra licencia lo único en lo que debemos fijarnos es en la funcionalidad que vamos a necesitar para nuestra instalación. Estas licencias no se pueden mezclar entre sí, dispondremos únicamente de licencia Essentials o Premium.

Anteriormente, en NAV ambos conceptos iban separados. Estas licencias hacen, por lo tanto, la función de ‘Full Users’ y de ‘Starter Pack’ en la licencia Essentials y ‘Extended Pack’ en la Premium.

Microsoft Dynamics 365 Business Central Team Members

Estas licencias son las que proporcionan acceso de lectura/escritura ligera a la instalación ERP:

  • Leer información en Business Central.
  • Actualizar registros y datos ya existentes en el ERP (como, por ejemplo, información de un cliente o proveedor, fechas de vencimiento, u otro tipo de información que por su naturaleza es susceptible a ser actualizada más habitualmente).
  • Aprobar o rechazar tareas en los flujos de trabajos asignados a este usuario de Team Members.
  • Crear, editar o borrar información en un pedido de compra.
  • Crear, editar o borrar información personal.
  • Editar hojas de horas de trabajo para aprobación.

La aplicación Business Central para un usuario Team Members tiene un límite de 15 tablas como máximo a personalizar.

Las licencias Team Members son el equivalente en concepto a los ‘Limited User’ que teníamos en NAV para los usuarios de lectura y escritura ligera.

Microsoft Dynamics 365 Business Central Device

Este es un tipo de licencia especial que ofrece licenciamiento al dispositivo en lugar de al usuario. Sirve para tener acceso a Business Central en aquellas situaciones donde es habitual que más de un usuario hagan uso recurrente de la instalación ERP en el mismo equipo, como, por ejemplo, un terminal en un almacén o un TPV (terminal de punto de venta).

Conclusiones

Licenciar nuestra nueva instalación de Microsoft Dynamics 365 Business Central es más sencillo de lo que puede parecer, solo tenemos que plantearnos estas dos preguntas:

  • ¿Necesito la funcionalidad de fabricación o gestión de servicio en mi ERP?

Sí -> Microsoft Dynamics 365 Business Central Premium

No -> Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials

  • Teniendo en mente que las licencias y suscripciones son nominales, ¿cuántas personas van a utilizar mi ERP? De ellas, ¿a cuántas les valdría un acceso ligero?

Respuesta: 25 personas de las cuales 7 solo leen o actualizan información.

Por ejemplo, para una empresa de servicios financieros nuestra instalación se licenciaría con 18 usuarios de Microsoft Dynamics 365 Business Central Essentials y 7 con Microsoft Dynamics 365 Business Central Team Members.

En una instalación en la nube eso sería todo lo necesario para disponer de tu instalación de Business Central. Estas suscripciones se habilitarán en tu espacio corporativo en la nube de Microsoft y compartirán si lo deseas el directorio activo de usuarios con el resto de soluciones cloud de Microsoft, como Microsoft 365, Office 365, Outlook, Teams, etc.

¿Tienes alguna duda al respecto? En Prodware contamos con un experimentado equipo de profesionales que te ayudarán a configurar tu instalación de Microsoft Dynamics 365 Business Central con total seguridad, agilidad y eficiencia.