{"id":50899,"date":"2019-04-25T16:40:49","date_gmt":"2019-04-25T16:40:49","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/?p=50899"},"modified":"2023-08-17T10:28:46","modified_gmt":"2023-08-17T10:28:46","slug":"como-mejorar-gestion-documentos-pyme","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/","title":{"rendered":"\u00bfC\u00f3mo mejorar la gesti\u00f3n de documentos de una pyme?"},"content":{"rendered":"

La mayor\u00eda de las empresas gestiona un enorme volumen<\/strong> de documentos<\/strong> cada d\u00eda, lo que supone una gran inversi\u00f3n de tiempo<\/strong> para los trabajadores, que todav\u00eda lo suelen hacer de manera manual. En general, impera la cultura del papel, de los impresos, la firma tradicional, el escaneo y el almacenaje de papeles en archivadores y carpetas que rellenan estanter\u00edas desde hace d\u00e9cadas.<\/p>\n

La falta de confianza en la tecnolog\u00eda digital<\/strong>, especialmente en la nube<\/strong>, hace que las empresas sigan ancladas en sus procedimientos y formas de hacer, aunque hayan quedado obsoletos. Y es que no es una cuesti\u00f3n de modernidad, sino de actualizaci\u00f3n <\/strong>de los procesos <\/strong>de la compa\u00f1\u00eda, de las herramientas<\/strong> que se utilizan cotidianamente y de los sistemas de gesti\u00f3n<\/strong> de la informaci\u00f3n.<\/p>\n

Hay que tener en cuenta el riesgo que supone esto para las empresas. Por un lado, el peligro f\u00edsico<\/strong> de los documentos, que pueden robarse o destruirse, incluso en un accidente, como puede ser un incendio. Y, por otro lado, los problemas de la gesti\u00f3n manual<\/strong> de los archivos, que puede estar sujeta a errores humanos<\/strong> e ineficiencias de gesti\u00f3n. Entonces, \u00bfc\u00f3mo mejorar la gesti\u00f3n documental<\/a> de una pyme?<\/p>\n

Para dar el salto por fin hacia la digitalizaci\u00f3n de los procesos hay que tener en cuenta estas recomendaciones:<\/em><\/p>\n

Pensar en la seguridad<\/strong><\/h2>\n

Gracias a la tecnolog\u00eda en la nube es posible almacenar los documentos con plenas garant\u00edas de seguridad<\/strong>. Tal y como apunta el Estudio Espa\u00f1a Empresa Digital<\/a> de la C\u00e1mara de Comercio de Espa\u00f1a, la seguridad es una pieza clave, ya que a trav\u00e9s de los canales digitales se expone informaci\u00f3n sensible<\/strong>.<\/p>\n

Una medida que se debe tomar para garantizar la protecci\u00f3n de los datos<\/strong> es incorporar sistemas de almacenamiento seguro y backups en la nube, para protegerse de posibles ciberamenazas<\/a>. Y de cara a los datos de los clientes, asegurar el correcto cumplimiento de la normativa en materia de GDPR<\/a>.<\/p>\n

Garantizar la m\u00e1xima accesibilidad<\/strong><\/h2>\n

El acceso de los documentos<\/strong>, as\u00ed como su organizaci\u00f3n y su manera de nombrarlos son clave para asegurar que cualquier miembro de la organizaci\u00f3n pueda encontrar lo que est\u00e1 buscando. Por eso lo recomendable es tener todos los archivos en un \u00fanico lugar, un repositorio <\/strong>compartido en la nube<\/strong> que permita acceder r\u00e1pidamente a los documentos, desde cualquier dispositivo y de manera intuitiva.<\/p>\n

Apostar por la firma digital<\/strong><\/h2>\n

Una de las principales gestiones que se realizan en todas las pymes es la firma de documentos<\/strong>. Generalmente todo documento necesita la firma del director de la empresa, lo que supone de su presencia f\u00edsica en la oficina para poder hacer la gesti\u00f3n. El proceso suele llevar mucho tiempo<\/strong>, desde que se env\u00eda la documentaci\u00f3n, se recibe la copia, se imprime, se firma, se escanea el documento y se archiva.<\/p>\n

Por eso una buena soluci\u00f3n es la firma digital<\/a>, una herramienta que permite gestionarlo todo de manera digital<\/a> y as\u00ed liberar a los equipos administrativos de la gesti\u00f3n de la firma, el seguimiento y el env\u00edo del documento. As\u00ed se logra ahorrar tiempo y dinero<\/strong>.<\/p>\n

Ganar competitividad<\/strong><\/h2>\n

La automatizaci\u00f3n<\/strong> de muchos procesos que antes se hac\u00edan a mano ha supuesto un mejor seguimiento<\/strong> de las propuestas, contratos y servicios. Y es que contar con un entorno de trabajo unificado, en el que las herramientas de trabajo se comuniquen entre s\u00ed y que faciliten la gesti\u00f3n de procesos y operaciones<\/strong> internos es un claro impulsor del rendimiento de los equipos<\/a> y de los resultados de la empresa.<\/p>\n

\n

Todas estas recomendaciones no hacen m\u00e1s que reforzar la idea de la digitalizaci\u00f3n de las pymes no es ya un reto tecnol\u00f3gico.<\/strong> Realiza el <\/strong>Test de Diagn\u00f3stico Digital<\/strong><\/a> para analizar el nivel de digitalizaci\u00f3n de tu compa\u00f1\u00eda y recibir\u00e1s un asesoramiento tecnol\u00f3gico en funci\u00f3n de tus necesidades.<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

La mayor\u00eda de las empresas gestiona un enorme volumen de documentos cada d\u00eda, lo que supone una gran inversi\u00f3n de tiempo para los trabajadores, que todav\u00eda lo suelen hacer de manera manual. En general, impera la cultura del papel, de los impresos, la firma tradicional, el escaneo y el almacenaje de papeles en archivadores y […]<\/p>\n","protected":false},"author":315,"featured_media":50901,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[220,16,221,222],"tags":[111],"class_list":{"0":"post-50899","1":"post","2":"type-post","3":"status-publish","4":"format-standard","5":"has-post-thumbnail","7":"category-direccion","8":"category-perfiles","9":"category-productividad","10":"category-soluciones","11":"tag-employee-experience"},"yoast_head":"\n\u00bfC\u00f3mo mejorar la gesti\u00f3n de documentos de una pyme? - Prodware Blog ES<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"es_ES\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"\u00bfC\u00f3mo mejorar la gesti\u00f3n de documentos de una pyme? - Prodware Blog ES\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"La mayor\u00eda de las empresas gestiona un enorme volumen de documentos cada d\u00eda, lo que supone una gran inversi\u00f3n de tiempo para los trabajadores, que todav\u00eda lo suelen hacer de manera manual. En general, impera la cultura del papel, de los impresos, la firma tradicional, el escaneo y el almacenaje de papeles en archivadores y […]\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Prodware Blog ES\" \/>\n<meta property=\"article:published_time\" content=\"2019-04-25T16:40:49+00:00\" \/>\n<meta property=\"article:modified_time\" content=\"2023-08-17T10:28:46+00:00\" \/>\n<meta property=\"og:image\" content=\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/5\/2019\/04\/06_gestion_documentos-2.jpg\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:width\" content=\"650\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:height\" content=\"350\" \/>\n\t<meta property=\"og:image:type\" content=\"image\/jpeg\" \/>\n<meta name=\"author\" content=\"Esther Mart\u00edn\" \/>\n<meta name=\"twitter:card\" content=\"summary_large_image\" \/>\n<meta name=\"twitter:label1\" content=\"Escrito por\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data1\" content=\"Esther Mart\u00edn\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:label2\" content=\"Tiempo de lectura\" \/>\n\t<meta name=\"twitter:data2\" content=\"3 minutos\" \/>\n<script type=\"application\/ld+json\" class=\"yoast-schema-graph\">{\"@context\":\"https:\/\/schema.org\",\"@graph\":[{\"@type\":\"WebPage\",\"@id\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/\",\"url\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/\",\"name\":\"\u00bfC\u00f3mo mejorar la gesti\u00f3n de documentos de una pyme? - Prodware Blog ES\",\"isPartOf\":{\"@id\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/#website\"},\"primaryImageOfPage\":{\"@id\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/#primaryimage\"},\"image\":{\"@id\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/#primaryimage\"},\"thumbnailUrl\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/5\/2019\/04\/06_gestion_documentos-2.jpg\",\"datePublished\":\"2019-04-25T16:40:49+00:00\",\"dateModified\":\"2023-08-17T10:28:46+00:00\",\"author\":{\"@id\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/#\/schema\/person\/3e78e3a288e2f5b9fdb186096a0e8cb7\"},\"inLanguage\":\"es\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"ReadAction\",\"target\":[\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/\"]}]},{\"@type\":\"ImageObject\",\"inLanguage\":\"es\",\"@id\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/#primaryimage\",\"url\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/5\/2019\/04\/06_gestion_documentos-2.jpg\",\"contentUrl\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/5\/2019\/04\/06_gestion_documentos-2.jpg\",\"width\":650,\"height\":350,\"caption\":\"Gesti\u00f3n documental en la pyme\"},{\"@type\":\"WebSite\",\"@id\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/#website\",\"url\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/\",\"name\":\"Prodware Blog ES\",\"description\":\"\",\"potentialAction\":[{\"@type\":\"SearchAction\",\"target\":{\"@type\":\"EntryPoint\",\"urlTemplate\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/?s={search_term_string}\"},\"query-input\":{\"@type\":\"PropertyValueSpecification\",\"valueRequired\":true,\"valueName\":\"search_term_string\"}}],\"inLanguage\":\"es\"},{\"@type\":\"Person\",\"@id\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/#\/schema\/person\/3e78e3a288e2f5b9fdb186096a0e8cb7\",\"name\":\"Esther Mart\u00edn\",\"image\":{\"@type\":\"ImageObject\",\"inLanguage\":\"es\",\"@id\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/#\/schema\/person\/image\/\",\"url\":\"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/63150823bc18b76199f58b3039fc479c?s=96&d=mm&r=g\",\"contentUrl\":\"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/63150823bc18b76199f58b3039fc479c?s=96&d=mm&r=g\",\"caption\":\"Esther Mart\u00edn\"},\"sameAs\":[\"https:\/\/www.prodwaregroup.com\/es-es\/\"],\"url\":\"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/author\/esther-martin\/\"}]}<\/script>\n<!-- \/ Yoast SEO plugin. -->","yoast_head_json":{"title":"\u00bfC\u00f3mo mejorar la gesti\u00f3n de documentos de una pyme? - Prodware Blog ES","robots":{"index":"index","follow":"follow","max-snippet":"max-snippet:-1","max-image-preview":"max-image-preview:large","max-video-preview":"max-video-preview:-1"},"canonical":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/","og_locale":"es_ES","og_type":"article","og_title":"\u00bfC\u00f3mo mejorar la gesti\u00f3n de documentos de una pyme? - Prodware Blog ES","og_description":"La mayor\u00eda de las empresas gestiona un enorme volumen de documentos cada d\u00eda, lo que supone una gran inversi\u00f3n de tiempo para los trabajadores, que todav\u00eda lo suelen hacer de manera manual. En general, impera la cultura del papel, de los impresos, la firma tradicional, el escaneo y el almacenaje de papeles en archivadores y […]","og_url":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/","og_site_name":"Prodware Blog ES","article_published_time":"2019-04-25T16:40:49+00:00","article_modified_time":"2023-08-17T10:28:46+00:00","og_image":[{"width":650,"height":350,"url":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/5\/2019\/04\/06_gestion_documentos-2.jpg","type":"image\/jpeg"}],"author":"Esther Mart\u00edn","twitter_card":"summary_large_image","twitter_misc":{"Escrito por":"Esther Mart\u00edn","Tiempo de lectura":"3 minutos"},"schema":{"@context":"https:\/\/schema.org","@graph":[{"@type":"WebPage","@id":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/","url":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/","name":"\u00bfC\u00f3mo mejorar la gesti\u00f3n de documentos de una pyme? - Prodware Blog ES","isPartOf":{"@id":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/#website"},"primaryImageOfPage":{"@id":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/#primaryimage"},"image":{"@id":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/#primaryimage"},"thumbnailUrl":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/5\/2019\/04\/06_gestion_documentos-2.jpg","datePublished":"2019-04-25T16:40:49+00:00","dateModified":"2023-08-17T10:28:46+00:00","author":{"@id":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/#\/schema\/person\/3e78e3a288e2f5b9fdb186096a0e8cb7"},"inLanguage":"es","potentialAction":[{"@type":"ReadAction","target":["https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/"]}]},{"@type":"ImageObject","inLanguage":"es","@id":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/perfiles\/como-mejorar-gestion-documentos-pyme\/#primaryimage","url":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/5\/2019\/04\/06_gestion_documentos-2.jpg","contentUrl":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/5\/2019\/04\/06_gestion_documentos-2.jpg","width":650,"height":350,"caption":"Gesti\u00f3n documental en la pyme"},{"@type":"WebSite","@id":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/#website","url":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/","name":"Prodware Blog ES","description":"","potentialAction":[{"@type":"SearchAction","target":{"@type":"EntryPoint","urlTemplate":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/?s={search_term_string}"},"query-input":{"@type":"PropertyValueSpecification","valueRequired":true,"valueName":"search_term_string"}}],"inLanguage":"es"},{"@type":"Person","@id":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/#\/schema\/person\/3e78e3a288e2f5b9fdb186096a0e8cb7","name":"Esther Mart\u00edn","image":{"@type":"ImageObject","inLanguage":"es","@id":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/#\/schema\/person\/image\/","url":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/63150823bc18b76199f58b3039fc479c?s=96&d=mm&r=g","contentUrl":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/63150823bc18b76199f58b3039fc479c?s=96&d=mm&r=g","caption":"Esther Mart\u00edn"},"sameAs":["https:\/\/www.prodwaregroup.com\/es-es\/"],"url":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/author\/esther-martin\/"}]}},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/50899","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/315"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=50899"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/50899\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":52904,"href":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/50899\/revisions\/52904"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/50901"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=50899"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=50899"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=50899"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}