{"id":51353,"date":"2020-08-17T08:00:00","date_gmt":"2020-08-17T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/?p=51353"},"modified":"2023-08-17T10:47:51","modified_gmt":"2023-08-17T10:47:51","slug":"bye-bye-papiro-bienvenido-a-la-nueva-gestion-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.prodwaregroup.com\/es\/soluciones\/productividad\/bye-bye-papiro-bienvenido-a-la-nueva-gestion-documental\/","title":{"rendered":"Bye bye papiro, bienvenido a la nueva gesti\u00f3n documental"},"content":{"rendered":"

\u00bfSab\u00edas que el\u00a0hipertexto<\/u><\/em>\u00a0no es tan moderno c\u00f3mo cre\u00edas? Con hipertexto me refiero al t\u00edpico cuerpo de texto editable, que habitualmente utilizas en un documento de\u00a0Word\u00a0<\/em>o\u00a0Power Point<\/em>. Ese, al que creativamente cambias la tipograf\u00eda, subrayado e inclinaci\u00f3n, una o varias veces, hasta que cumpla con tus expectativas estil\u00edsticas y que, all\u00e1 por los a\u00f1os 60, Theodor Nelson defin\u00eda como: \u201c[\u2026] una escritura no secuencial, un texto que bifurca, que permite que el lector elija y que se lea mejor en una pantalla interactiva [\u2026]\u201d (1)<\/em>. Si indagamos un poco m\u00e1s, encontramos citas curiosas como la siguiente de Vicente Carret\u00f3n Cano: \u00ab[\u2026] el artista electr\u00f3nico se limita a crear un contexto que el observador complementa. Produce una estructura marcadamente inestable, m\u00e1s democr\u00e1tica y abierta al usuario, con una materialidad vol\u00e1til [\u2026]\u201d (2)<\/em>.<\/p>\n

Desde luego, no s\u00e9 si la mayor\u00eda somos \u201cartistas electr\u00f3nicos\u201d, pero lo que s\u00ed est\u00e1 claro es que este concepto sesentero trajo una revoluci\u00f3n productiva en relaci\u00f3n a la engorrosa escritura a m\u00e1quina o la cl\u00e1sica y, pr\u00e1cticamente substituida, escritura manual.<\/p>\n

Al igual que los jerogl\u00edficos dieron paso a nuevas formas de escritura es menester manejar el hipertexto yendo m\u00e1s all\u00e1, caminando hacia una mejor gesti\u00f3n documental. Es cierto que lo\u00a0vintage<\/em>\u00a0est\u00e1 de moda, pero en t\u00e9rminos tecnol\u00f3gicos no debemos quedarnos estancados. Especialmente, cuando habitualmente colaboramos profesional o acad\u00e9micamente.<\/p>\n

\"No<\/div>\n
\"No<\/div>\n

En este sentido, me gustar\u00eda comentaros algunos beneficios de\u00a0Teams:<\/em><\/p>\n

Ten siempre localizados los archivos clave \u00a1Tambi\u00e9n en\u00a0SharePoint<\/em>!<\/strong><\/p>\n

Teams<\/em>\u00a0te permite agregar carpetas, documentos,\u00a0blocks<\/em>\u00a0de notas colaborativos y v\u00eddeos, tanto en los canales que definamos, como el repositorio de archivos (Files<\/em>). En este sentido es importante dar una pensada a la estructura documental antes de subir archivos a lo loco, pues ser\u00e1 el lugar donde tu equipo colaborar\u00e1 a diario. Es m\u00e1s, desde el repositorio, los integrantes del equipo podr\u00e1n ver, editar o compartir los contenidos, dependiendo del nivel de seguridad de acceso configurado. Otro punto a tener en cuenta es que cada vez que creemos un equipo en\u00a0Teams<\/em>, estaremos creando un\u00a0SharePoint online<\/em>\u00a0en los que autom\u00e1ticamente se replicar\u00e1\/actualizar\u00e1n los contenidos a trav\u00e9s de una sincronizaci\u00f3n configurable. Desde\u00a0SharePoint<\/em>\u00a0podremos crear\u00a0metadatos<\/em>\u00a0por si queremos a\u00f1adir etiquetas para la identificaci\u00f3n de nuestros documentos.<\/p>\n

\"No<\/div>\n

Colaborar a la vez en el mismo documento, desde cualquier lugar y dispositivo.<\/strong><\/p>\n

Durante esta etapa de teletrabajo en\u00a0Prodware<\/em><\/a>\u00a0no hemos parado de utilizar la edici\u00f3n colaborativa de documentos en\u00a0Teams<\/em>. Da igual el dispositivo, siempre que est\u00e9s logado en\u00a0#Microsoft365\u00a0<\/em>tendr\u00e1s acceso a tu \u201coficina virtual\u201d. En\u00a0Teams<\/em>\u00a0adem\u00e1s de llamar y tener video-conferencias podr\u00e1s localizar los archivos corporativos de tu departamento y editarlos, mientras que tus compa\u00f1eros trabajan a la par.\u00a0Teams<\/em>\u00a0proporciona un sistema de notificaci\u00f3n que te permitir\u00e1 saber qui\u00e9n est\u00e1 editando el qu\u00e9 en todo momento. A trav\u00e9s de esta edici\u00f3n colaborativa evitar\u00e1s la duplicidad de archivos y la creaci\u00f3n de versiones err\u00f3neas. Esta funcionalidad, adem\u00e1s de reducir los tiempos de puesta a punto en trabajos de equipo, te empoderar\u00e1 y evitar\u00e1 que compartas versiones desactualizadas.<\/p>\n

\"No<\/div>\n

\u00a0<\/p>\n

Mucha seguridad al compartir \u00a1Comparte solo con qui\u00e9n quieras!<\/strong><\/p>\n

Una de las partes m\u00e1s claves del gestor documental de\u00a0Teams\u00a0<\/em>es que a trav\u00e9s de 3 sencillos pasos podremos definir con qui\u00e9n compartir el archivo: v\u00eda\u00a0link<\/em>, a personas con cierto\u00a0email<\/em>\u2026 tan sencillo como veis en la imagen.<\/p>\n

\"No<\/div>\n

Sin m\u00e1s pre\u00e1mbulo, si todav\u00eda no lo has explorado, te animo a que te descargues una versi\u00f3n de prueba de\u00a0Teams<\/em>\u00a0para comprobar las nuevas posibilidades en gesti\u00f3n documental. No dejes pasar el tren de la modernidad y comienza colaborar m\u00e1s y mejor, teniendo en cuenta que el\u00a0email\u00a0<\/em>no es siempre el mejor m\u00e9todo para compartir tu informaci\u00f3n.\u00a0<\/p>\n

Mar\u00eda L\u00f3pez Otero. Business Consultant en Prodware.<\/p>\n\n\n

(1) Theodor H. Nelson, Literary Machines, citado en Landow, Ob. cit., pag. 15<\/em><\/p>\n\n\n\n

(2) Vicente Carret\u00f3n Cano, Citado en Flavia Costa, \u00bfEl fin de los libros?, en P\u00e1gina\/30, pag. 39, Enero de 1996.<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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