De afgelopen tijd heeft Prodware met veel toewijding gewerkt aan een innovatieve oplossing voor een grote Nederlandse accountants- en adviesorganisatie binnen het MKB, de voorbereiding voor de Smart contracts app. Een deel van het project is nu voltooid. We zijn enthousiast om in deze blog meer te vertellen over de resultaten en de methodiek die daaraan bijdroeg.
De Uitdaging
De HR-adviseurs van deze organisatie besteden veel tijd aan het opstellen van arbeidscontracten voor hun klanten. Deze contracten moeten voldoen aan CAO’s en de actuele wet- en regelgeving. Tegelijkertijd moeten ze klantspecifieke afspraken bevatten. Gemiddeld duurt het opstellen van één arbeidscontract 6 tot 8 uur. Ieder contract wordt handmatig opgesteld, wat dit proces foutgevoelig maakt. Het was duidelijk dat dit sneller en efficiënter moest en de organisatie wilde hiervoor graag AI inzetten. Prodware werd benaderd met de vraag: “Kunnen jullie met behulp van AI het productieproces van contracten versnellen?”
Proof of Value
We zijn dit project gestart met het vaststellen van de Proof of Value. Dit houdt in dat we hebben gedefinieerd welke prestaties we gedurende het project zouden leveren. Ook hebben we de use case afgebakend en de klantspecifieke requirements scherp met elkaar afgesteld. Onze aanpak omvatte:
– Het koppelen van de benodigde databronnen.
– Het creëren van een werkbare oplossing op basis van Prodware Context Hub en Power Apps, draaiend op onze infrastructuur en met zorgvuldig geselecteerde testdata.
Dit was de eerste stap waarmee de organisatie kon beginnen met het genereren van arbeidscontracten, wat de netto benodigde tijd per contract aanzienlijk verkortte.
Fase 2
In de volgende fase gaan we dit eerste concept verder uitwerken naar een uitgebreider project: de “Smart Contracts App”. Het doel van deze vervolgfase is om meer databronnen te koppelen en de oplossing nóg slimmer en gebruiksvriendelijker te maken, zodat de tijd per arbeidscontract tot onder de 30 minuten wordt teruggebracht. Deze fase is in volle gang.
Fase 2 hebben we opgedeeld in vier sprints:
– Discovery: Het opnieuw afbakenen van de vereisten, data-opschoning en het creëren van een backlog.
– Deploy: Het opzetten van ontwikkelomgevingen en de voorbewerking van data.
– Build: Het bouwen en deployen van de Smart Contracts-app op de omgeving van de klant
– Acceptance: Key-user validatie met uitgebreide testdata en kennisoverdracht.
Onze Methodiek
Voor dit project passen we een agile methodiek toe waarmee we als Prodware al veel ervaring hebben opgedaan. Dit is onze standaard. Het voordeel van deze methodiek is dat het zekerheid biedt en vaste momenten kent voor evaluatie en bijsturing. We doorlopen iedere fase samen met onze klant.
Zekerheid is voor onze klant erg belangrijk. We boden hem daarom de optie om na iedere fase in het proces een acceptance moment in te bouwen, waarin de klant kon beslissen door te gaan, het project te pauzeren of om deze af te ronden. Dit geeft de klant optimale controle over de verloop van het project.
Partnerschap
Bij al onze projecten geldt, als een opdracht klaar is kunnen klanten kiezen voor de fase van continue verbetering, gebaseerd op de wensen van de klant. De ideale situatie is een partnerschap waarin we samen met de klant continu werken aan innovatie, afgestemd op de trends en kansen in de markt. Door deze samenwerking kan Prodware vanuit de visie van de klant blijven helpen bij het ontwikkelen van toekomstbestendige, innovatieve oplossingen.
Wil je weten wat Prodware voor jou kan betekenen? Download onze factsheet of neem contact met ons op! Lees ook onze andere blogs over wat wij voor de accountancysector kunnen betekenen.
