Het transformeren van HR-processen met het Microsoft Power Platform: Een digitale revolutie voor HR-managers

Door Tjitse Jousma

In de moderne zakelijke wereld worden HR-managers geconfronteerd met een overvloed aan uitdagingen. Van talentwerving en -behoud tot prestatiebeheer en personeelsontwikkeling, de verantwoordelijkheden van HR zijn divers en veeleisend. In deze tijd waarin technologie de norm is geworden, is het niet langer voldoende om HR-processen op traditionele wijze te beheren. Digitalisering is de sleutel tot het efficiënt en effectief stroomlijnen van HR-processen, en daarbij speelt het Microsoft Power Platform een cruciale rol.

De uitdagingen van de moderne HR-manager

HR-managers staan voor talloze uitdagingen, variërend van tijdsgebrek en administratieve overlast tot het leveren van een naadloze ervaring voor medewerkers. Handmatige processen en papieren documentatie kunnen leiden tot vertragingen, fouten en inefficiëntie. Bovendien moeten HR-managers de juiste tools hebben om te anticiperen op de behoeften van hun medewerkers en proactief te handelen om de algehele tevredenheid en betrokkenheid te vergroten.

Waarom digitalisering van HR-processen belangrijk is

Het digitaliseren van HR-processen heeft talloze voordelen, waaronder:

1. Efficiëntie: Handmatige taken worden geautomatiseerd, wat leidt tot tijdsbesparing en verminderde kans op fouten.
2. Toegankelijkheid: Zowel HR-managers als medewerkers kunnen gemakkelijk toegang krijgen tot relevante informatie en processen, waar ze zich ook bevinden.
3. Data-gedreven Besluitvorming: Digitalisering maakt het verzamelen en analyseren van gegevens mogelijk, wat resulteert in beter geïnformeerde beslissingen.
4. Verbeterde Ervaring: Medewerkers ervaren een gestroomlijnde interactie met HR-processen, wat bijdraagt ​​aan hun tevredenheid en betrokkenheid.

Wat statistieken zeggen

Statistieken suggereren dat het automatiseren van HR-processen wereldwijd grote voordelen heeft opgeleverd voor bedrijven.

• Een studie van CareerBuilder stelde dat HR-managers meer dan 14 uur per week verliezen aan taken die geautomatiseerd kunnen worden.
• In een ander rapport van Frevvo werd gevonden dat ongeveer 73% van de tijd van HR wordt ingenomen door eentonige administratieve taken.
• Het McKinsey Global Institute schat dat 56 procent van alle taken die human resources-afdelingen uitvoeren, kan worden geautomatiseerd met bestaande technologieën.
• SurveyMonkey werkte samen met Microsoft en rapporteerde dat 93% van de meer dan duizend ondervraagde werknemers zegt dat een bedrijf met up-to-date technologie een belangrijke factor is bij het kiezen van een werkplek.

Duidelijk is dat HR-automatisering veel potentieel heeft met bewezen resultaten.

Het Microsoft Power Platform als katalysator

Het Microsoft Power Platform, bestaande uit Power Apps, Power Automate, Power BI, Power Pages en Power Virtual Agents, biedt een geïntegreerde oplossing om HR-processen naar een hoger niveau te tillen.

1. Power Apps: Transformeer Interacties

Met Power Apps kunnen HR-managers aangepaste apps maken zonder programmeerkennis. Dit betekent dat specifieke behoeften van het HR-team snel kunnen worden aangepakt. Denk bijvoorbeeld aan:

• Self-Service Portal voor Medewerkers: Een app waarmee medewerkers verlofaanvragen kunnen indienen, reiskosten kunnen declareren en persoonlijke gegevens kunnen bijwerken.
• Sollicitatie Tracking: Een app om sollicitaties te beheren, sollicitanten op de hoogte te houden van hun status en interviewafspraken te plannen.

2. Power Automate: Automatiseer Routinetaken

Power Automate automatiseert repetitieve taken en stroomlijnt processen. Voorbeelden zijn:

• Onboarding Workflows: Automatiseer het proces voor het onboarden van nieuwe medewerkers, inclusief het genereren van contracten, het toewijzen van taken en het versturen van welkomstberichten.
• Prestatiebeoordeling Herinneringen: Stel automatische herinneringen in voor zowel managers als medewerkers om prestatiebeoordelingen op tijd af te ronden.

3. Power BI: Verkrijg Inzicht uit Data

Power BI biedt krachtige visualisaties en analyses om HR-gegevens om te zetten in waardevolle inzichten:

• Talent Analytics: Creëer dashboards om de prestaties van medewerkers, talentacquisitie en trainingseffectiviteit te volgen.
• Verloopanalyse: Identificeer trends en factoren die van invloed zijn op het personeelsverloop om proactieve retentiemaatregelen te treffen.

4. Power Apps Portals: Verbeter Externe Interacties

Power Apps Portals stellen HR-managers in staat om externe stakeholders, zoals sollicitanten en externe trainers, te betrekken bij HR-processen:

• Sollicitanten Portal: Biedt sollicitanten een platform om sollicitaties in te dienen, documenten te uploaden en hun voortgang te volgen.
• Training Registratie Portal: Laat externe trainers zich registreren voor interne trainingssessies en workshops.

5. Power Virtual Agents: Geautomatiseerde Interacties

Power Virtual Agents maakt gebruik van chatbots om directe interacties met medewerkers mogelijk te maken:

• FAQ Assist: Een chatbot die veelgestelde vragen van medewerkers kan beantwoorden, zoals verlofbeleid, salarisinformatie en HR-procedures.
• Eerste Hulp bij Problemen: De chatbot kan medewerkers begeleiden bij het oplossen van problemen en het doorverwijzen naar de juiste HR-contactpersoon indien nodig.

Vanuit het perspectief van HR-Managers en medewerkers

De voordelen van het Microsoft Power Platform strekken zich uit tot zowel HR-managers als medewerkers:

Vanuit een HR Manager Perspectief:

• Tijdsbesparing: Automatisering van taken betekent dat HR-managers meer tijd kunnen besteden aan strategische initiatieven. Portals en chatbots verminderen de werklast van het beantwoorden van veelgestelde vragen.
• Betere Beslissingen: Inzichten uit Power BI ondersteunen geïnformeerde besluitvorming voor personeelsbeheer.
• Flexibiliteit: Power Apps maakt het gemakkelijk om apps aan te passen aan veranderende behoeften.
• Uitgebreid Stakeholderbeheer: Portals breiden de interactie uit naar externe stakeholders
• Verbeterde Interactie: Portals en chatbots bieden intuïtieve en directe manieren om te communiceren.

Vanuit een Medewerker Perspectief:

• Gemak: Self-service apps verminderen de afhankelijkheid van handmatige verzoeken.
• Transparantie: Medewerkers hebben zicht op hun aanvragen en statusupdates.
• Betrokkenheid: Snelle respons op verzoeken en duidelijke communicatie dragen bij aan een positieve ervaring. Enquêtes kunnen ingesteld worden om de meningen van medewerkers te peilen.
• Directe Toegang: Portals stellen medewerkers in staat om zelfstandig informatie te verkrijgen en acties uit te voeren zonder tussenkomst van HR.
• Directe Ondersteuning: Chatbots bieden snelle antwoorden op vragen, waardoor medewerkers zich gehoord en ondersteund voelen.

Conclusie

In een tijdperk waarin technologie de hoeksteen van efficiëntie en succes is geworden, is het digitaliseren van HR-processen niet langer een luxe, maar een noodzaak. Het Microsoft Power Platform biedt een uitgebreide oplossing voor HR-managers die hun processen willen transformeren en moderniseren. Door deze krachtige tools te integreren in HR-processen, kunnen organisaties profiteren van efficiëntie, inzicht en tevredenheid, en zo de weg banen naar een moderne en geoptimaliseerde HR-afdeling.