Door Lia Blinde en Stefan Mossel
De juiste oplossing begint bij de vraag achter de vraag. Veel bedrijven benaderen een ERP-implementatie traditioneel: ze starten met een lijst functies en technische eisen. Maar dit is niet de juiste aanpak. Het gaat er niet om welk systeem de meest volledige functies heeft, maar om hoe een organisatie optimaal kan werken. De kernvraag is niet: ‘Wat heb je nodig in een ERP?’, maar ‘Wat wil je bereiken met je bedrijfsprocessen?’
Bij Prodware stellen we graag kritische vragen. Wanneer een klant een nieuwe ERP-oplossing zoekt, vragen wij niet alleen ‘wat’ ze nodig hebben, maar vooral ‘waarom’. Wat is het onderliggende probleem? Hoe verlopen de processen nu? En hoe willen we dat de verschillende afdelingen beter met elkaar kunnen samenwerken? Door eerst de processen te analyseren, kunnen we een oplossing bieden die niet alleen technisch werkt, maar ook strategisch de organisatie vooruithelpt.
Organisatie centraal te stellen
Door processen en de organisatie centraal te stellen zorgen we ervoor dat IT de
bedrijfsstrategie ondersteunt. Vroeger was ERP het eindstation: een allesomvattend systeem
waarin alles moest worden gevat. Dit leidde tot maatwerk en rigide oplossingen. Nu werken
we anders. Wij zien ERP als een onderdeel van een flexibel platform dat met de organisatie
kan meegroeien. Dit heeft grote voordelen:
- Geen big bang, maar een flexibele aanpak: We bouwen een schaalbaar platform
waarin ERP de kern is, aangevuld met slimme applicaties die samenwerken - Minder maatwerk, meer standaardisatie: We benutten bestaande technologieën en
apps en koppelen deze, zodat bedrijven minder gevoelig zijn voor updates, minder
afhankelijk zijn van complexe aanpassingen of maatwerk - Wendbaarheid en toekomstbestendigheid: Dankzij de modulaire opzet kunnen
bedrijven eenvoudiger inspelen op marktontwikkelingen en technologische innovaties
(bijv. nieuwe features van Microsoft)
Hoe werkt deze aanpak in de praktijk?
Onze methode bestaat uit verschillende fases waarin we nauw samenwerken met de klant:
Diagnosefase: We gaan in gesprek met het management en medewerkers om de organisatieprocessen in kaart te brengen. Een checklist is de eerste basis, maar we kijken verder dan bestaande structuren. Door processen en bedrijfsdoelen te analyseren, bepalen we wat de organisatie écht nodig heeft.
Procesgerichte inrichting: We zorgen voor een flexibele en toekomstbestendige opzet, waarbij we niet alles in het ERP stoppen, maar ook gebruikmaken van slimme (gestandaardiseerde) applicaties die met het ERP kunnen communiceren.
Samenwerking en verandermanagement: Een goede implementatie is niet alleen een IT-project, maar ook een veranderingstraject. We helpen de organisatie om afdelingen en medewerkers mee te krijgen.
Continue kennis delen: We blijven betrokken en denken mee over verdere verbeteringen. Zo zorgen we ervoor dat het platform kan meegroeien met de wensen en kansen voor de organisatie.
Uitdagingen en hoe wij ze oplossen
Een van de grootste uitdagingen bij deze aanpak is besluitvorming. Een procesgerichte implementatie vereist dat bedrijven over afdelingsgrenzen heen kijken en gezamenlijke keuzes maken. Dit kan frictie opleveren, omdat afdelingen soms verschillende belangen hebben. Wij begeleiden dit proces door regelmatig check-ins en gezamenlijke sessies waarin we richting geven aan de besluitvorming. Daarnaast ondersteunen we de klant in het eigenaarschap van het systeem. We willen dat bedrijven na de implementatie minder afhankelijk zijn van externe partijen (ook van ons). Door samen de processen te doorgronden, het platform goed in te richten en medewerkers te betrekken, zorgen we ervoor dat de klant zelf regie kan voeren. Alle keuzes zijn doordachter gemaakt, ook door de klant. Daardoor heeft de klant sneller inzicht in wat een probleem of wens is en waar de oplossing te zoeken. Dit betekent dat elke stap die we samen zetten, bijdraagt aan een robuustere, beter presterende organisatie.
Conclusie: de kracht van procesdenken
Een ERP-oplossing is geen doel op zich, maar een middel om bedrijfsprocessen te
optimaliseren. Door niet te starten met functionaliteiten, maar met processen, zorgen we
ervoor dat IT de business écht ondersteunt. Zo ontstaat een flexibel, toekomstbestendig
platform waarmee bedrijven slimmer kunnen werken en sneller kunnen inspelen op
veranderingen.
Bij Prodware draait het niet om de technologie zelf, maar om de positieve impact ervan op
mensen én organisatie. Door kritisch door te vragen, samen met de klant naar de beste
oplossing te zoeken en te bouwen aan een schaalbare architectuur, helpen we bedrijven om
niet alleen vandaag, maar ook morgen succesvol te zijn
