Geschreven door Tjitse Jousma, Prodware
Wat mensen onderscheid van andere dieren is ons creatieve vermogen, redeneren en strategisch denken maar toch besteden we enorm veel uren aan het uitvoeren van repetitief en handmatig werk. Als de technologie van vandaag ons in staat stelt om processen te automatiseren en onze tijd te besteden aan zinvolle taken, waarom maken we er dan niet het beste van?
Volgens gegevens van McKinsey kunnen we 50% van de dagelijkse werkzaamheden automatiseren met behulp van de huidige technologie; het verzamelen en verwerken van gegevens behoort tot de activiteiten met het grootste potentieel voor automatisering. De low-code oplossing van Microsoft, het Power Platform kan daarbij een belangrijke rol spelen. Er zijn meerdere componenten in de suite en in dit artikel gaan we dieper in op Power Automate.
Microsoft Power Automate is een cloudgebaseerde service die bedrijven helpt om werkstromen te automatiseren. Microsoft Power Automate maakt de automatisering van tijdrovende handmatige processen mogelijk.
Waarom Microsoft Power Automate?
Bedrijven hebben vaak te maken met veel repetitieve taken, zoals gegevensinvoer, rapportage en goedkeuringsprocessen. Deze taken zijn tijdrovend en foutgevoelig, waardoor medewerkers minder tijd overhouden voor taken die belangrijk zijn voor de organisatie.
Met Microsoft Power Automate kunnen bedrijven deze repetitieve taken automatiseren, waardoor medewerkers zich kunnen concentreren op belangrijkere taken. Het bespaart tijd en vermindert fouten, waardoor de productiviteit en efficiëntie van de organisatie verbetert.
Voorbeelden van gebruik
Microsoft Power Automate kan je op veel verschillende manieren gebruiken om workflows te automatiseren. Hieronder staan enkele voorbeelden:
Goedkeuringsprocessen automatiseren
Veel bedrijven hebben goedkeuringsprocessen voor bijvoorbeeld inkooporders, facturen of vakantieaanvragen. Met Power Automate automatiseer je deze processen door een goedkeuringsworkflow in te stellen. Het proces wordt geactiveerd zodra je een nieuwe aanvraag indient en de relevante collega’s ontvangen een melding zodat ze de aanvraag kunnen goedkeuren of afwijzen.
Gegevensinvoer automatiseren
Gegevensinvoer is een veelvoorkomende taak die veel tijd in beslag neemt. Met Power Automate kan je deze taak automatiseren door gegevens van verschillende bronnen te verzamelen en te consolideren in een enkele database. Dit kan je bijvoorbeeld gebruikendoor gegevens van een webformulier te verzamelen en deze automatisch toe te voegen aan een Excel-bestand of een database.
Meldingen en waarschuwingen instellen
Power Automate kan je ook gebruiken om meldingen en waarschuwingen in te stellen voor verschillende gebeurtenissen in een organisatie. Bijvoorbeeld, als een belangrijke e-mail binnenkomt of als je een verkoopdoelstelling bereikt, kan Power Automate een melding verzenden naar de relevante personen.
Voordelen Power Automate
Power Automate biedt verschillende voordelen voor organisaties die hun workflows willen automatiseren:
1. Verhoogde efficiëntie: Door het automatiseren van handmatige taken, zoals het verwerken van inkomende e-mails of het invoeren van gegevens in verschillende systemen, kunnen medewerkers meer tijd besteden aan waardevollere taken. Dit verhoogt de productiviteit en verbetert de efficiëntie van de organisatie.
2. Verhoogde nauwkeurigheid: Bij handmatige processen kunnen fouten optreden, zoals typfouten of vergeten stappen. Power Automate zorgt voor consistente en nauwkeurige resultaten, waardoor je de kans op fouten verminderd.
3. Kostenbesparingen: Door processen te automatiseren, kun je besparen op kosten die gepaard gaan met handmatige processen. Bovendien kan het verminderen van fouten leiden tot besparingen op kosten die verband houden met het corrigeren van fouten.
4. Verbeterde klanttevredenheid: Door processen te automatiseren, kun je sneller reageren op verzoeken van klanten en hen een snellere service bieden. Dit kan de klanttevredenheid verbeteren.
5. Flexibiliteit en aanpasbaarheid: Workflows kun je afstemmen op de specifieke wensen van de organisatie.
Kortom, Power Automate biedt organisaties de mogelijkheid om workflows te automatiseren en zo de efficiëntie te verhogen, kosten te besparen en klanttevredenheid te verbeteren.
Verschillende soorten Flows van Power Automate-oplossingen
Power Automate biedt verschillende soorten Flows om processen te automatiseren.
- Digital Process Automation of DPA: hiermee kun je processen automatiseren via cloudservices, op basis van connectoren met de verschillende systemen. Het omvat de mogelijkheid om bij een gebeurtenis uit deze systemen processen te starten. Daarna kun je met de gegevens uit het systeem aan de slag en gebruik maken van connectoren om de data te bewerken en af te handelen. Bovendien kun je flows inplannen voor automatisch starten van processen.
- Robotic Process Automation of RPA: hiermee kun je processen en software automatiseren die op een laptop of server werken door middel van Power Automate Desktop. Handmatige taken en activiteiten kun je omzetten in geautomatiseerde processen. Automatisering bereik je door menselijke interactie met de applicatie of zelfs binnen een webbrowser vast te leggen. Dit type automatisering is met name van toepassing in scenario’s waarin de applicatie geen API heeft, bijvoorbeeld een legacy-applicatie.
- Business Process Flow of BPF: ondersteuning van een bedrijfsproces dat je uitvoert in een Model Driven-app. Het zorgt ervoor dat gebruikers door het bedrijfsproces geleid worden op een consistente manier. Hierdoor werken alle medewerkers op dezelfde manier. Daarnaast genereert de Flow activiteiten, mededelingen, automatische statussen onder de deelnemers door fasen en stappen in het proces.
Power Automate zorgt ervoor dat de communicatie tussen systemen verloopt met behulp van meer dan 900 vooraf gebouwde connectoren en sjablonen.
Tegenwoordig gebruiken meer dan 350.000 organisaties elke maand Power Automate en starten ze elke dag miljoenen processen, volgens gegevens van Microsoft.
Klant Voorbeelden
Er zijn veel bedrijven in Nederland die Microsoft Power Automate gebruiken om hun workflows te automatiseren en hun processen te stroomlijnen.
Het mooie van Power Automate is dat het een schaalbare oplossing is die zowel geschikt is voor grote organisaties als voor kleine en middelgrote bedrijven. Grote bedrijven zoals Rabobank, Eneco, NS, Heineken, KLM maken er gebruik van. Maar er zijn veel MKB-bedrijven die Power Automate gebruiken om hun workflows te automatiseren om:
- interne processen te automatiseren, waaronder goedkeuringsprocessen, formulierinzendingen en gegevensverzameling;
- factureringsproces te automatiseren en om gegevens te verzamelen en te consolideren van verschillende bronnen;
- marketingprocessen te automatiseren, waaronder e-mailmarketing en sociale media-campagnes;
- HR-processen te automatiseren, waaronder het goedkeuringsproces voor verlofaanvragen en het onboarden van nieuwe medewerkers;
- incident managementproces te automatiseren, waaronder het oplossen van storingen en het communiceren met klanten over verstoringen;
- productie- en logistieke processen te automatiseren, zoals het beheren van bestellingen en voorraadbeheer;
- verkoopprocessen te automatiseren, zoals het genereren van offertes en facturen;
projectmanagementprocessen te automatiseren, zoals het beheren van projectplanningen en takenlijsten.
Lees hier voor meer klant voorbeelden
Webinar
Op donderdag 11 mei om 10:00 organiseren wij een webinar waarin je alles leert over de ins en outs van Power Automate. Ook tonen wij praktijkvoorbeelden. Schrijf je hier in.
