Power BI is dit jaar zes jaar oud! Een mooi moment om te beginnen met Power BI en die lijstjes in Excel nu toch echt in de prullenbak te gooien. Toen deze rapportage- en Business Intelligence oplossing in 2015 werd geïntroduceerd, zagen wij direct de potentie. Wij vonden het ‘The Next Big Thing’. Microsoft heeft in de volgende jaren veel verbreding en verdieping aangebracht, waardoor we inmiddels van een volwassen BI-oplossing spreken.
Vijf manieren waarop Power BI je (bedrijf) slimmer maakt
Business Intelligence gebruik je om je organisatie beter te laten presteren. Data vormt daarbij de basis. In deze data ligt tenslotte de ‘waarde’. Al moet je daar nog wel iets mee doen om die waarde ook om te zetten in betere resultaten. In het verleden deden we dat voornamelijk met Excel en als dat niet voldeed werd vaak een aparte BI-tool gekozen, waardoor je als ondernemer met verschillende oplossingen werkte. Totdat Microsoft haar eigen BI-oplossing ging leveren in 2015. Diverse specifieke toepassingen binnen Excel werden samengevoegd en zo is Power BI geboren. Wij merken dat veel organisaties stappen maken met Power BI, maar horen ook regelmatig dat bedrijven het uitstellen en zien als een groot en tijdrovend project voor de toekomst. Zonde, want je kunt al met relatief kleine stappen hele mooie resultaten behalen. Lees hier snel meer over vijf manieren waarop Power BI je organisatie slimmer maakt.
1. Resultaten worden zonder moeite dagelijks actueel getoond
Als je ‘s morgens eerst een uur moet besteden om alle data van diverse bronnen te verzamelen en vervolgens moet combineren in Excel, daarna nog moet controleren of je het wel helemaal goed hebt gedaan en of de data wel klopt… Dat houd je niet voor altijd vol. Power BI is een geïntegreerde oplossing die data uit verschillende bronnen samenvoegt en op één plek bewaart. Het levert dus de nodige automatisering op dit vlak.
2. Alle collega’s kijken naar en gebruiken dezelfde data
Hebben jullie het allemaal over hetzelfde wanneer het gaat over verkopen? Of praat de manager van het salesteam over alle bruto verkopen en commercieel directeur over verkopen minus retouren? En dat is nog maar op één afdeling. Op iedere afdeling kunnen wij over het algemeen een lijstje maken met definities die een ieder zelf invult. Je kunt pas slimmer groeien wanneer iedereen binnen de organisatie dezelfde definities hanteert en dus praat over hetzelfde.
3. Data is toegankelijker dan ooit met Power BI
Hoeveel losse Excel documenten gaan er in jouw organisatie rond? En, zit hier een potentieel risico aan? Met Microsoft Power BI komt de data op één plek samen en kies je wie welke rol heeft en wie welke rapportages mag bekijken. Die persoon bekijkt de data dan vervolgens vanaf zijn pc, tablet of smartphone. Overal en wanneer hij of zij wil. Door Power BI toe te passen kun je alle losse Exceloverzichten uitzwaaien.
4. Het is vaak het startsein voor meer innovatieve software
Power BI is een onderdeel van het Microsoft Power Platform, waar bijvoorbeeld ook Power Automate en Power Apps onder vallen. Vaak is Power BI een katalysator om uiteindelijk meerdere onderdelen van het Power Platform te gaan gebruiken. Daarmee kun jij een aanzienlijke tijdsbesparing of efficiëntieslag realiseren. Met Power Automate kun je bijvoorbeeld allerlei alerts instellen om het verkoopteam op scherp te zetten. Een ander voorbeeld hoe je Power Platform in kunt zetten is door met Automate het budgeteerproces te automatiseren en Power Platform te gebruiken voor het snel invoeren van data. Slechts twee voorbeelden die best ver uit elkaar liggen. Dat toont aan dat het Power Platform heel flexibel is.
5. Power BI zet mensen in beweging
Krachtige visualisaties zijn in staat om mensen in beweging te krijgen. Niet zoals in de sportschool, maar wel met hetzelfde doel, namelijk werken aan verbetering. Binnen Power BI kun je gegevens actionable maken. Dat houdt in dat resultaten die negatief zijn rood worden en goede cijfers in het groen worden weergegeven. Iedereen die met de rapportages werkt, kan op die manier heel snel zien wat er moet gebeuren om betere resultaten te realiseren.
Kunnen we dan nu Excel in de prullenbak gooien? Nee, het wordt vaak gebruikt naast Power BI, omdat even snel wat data bekijken makkelijk is met Excel. Het voordeel van Excel is dat Power BI eruit ontstaan is en je redelijk gemakkelijk over kunt stappen. Wanneer je een hoog kennisniveau hebt van Excel, is instappen in Power BI niet lastig. Het eerste Power BI dashboard is dan zo gemaakt.
