El sector contract es el ejemplo perfecto de la gestión por proyectos. Cada trabajo se estructura en un proyecto global que debe responder a las necesidades de la empresa, el sector, las estrategias de negocio, el cliente y la ubicación.
Se trata de un sector con características singulares que deben tenerse en cuenta a la hora de llevar a cabo las tareas de gestión y la toma de decisiones. En concreto, una empresa del sector contract tiene una serie de necesidades concretas que su organización debe considerar:
- Presupuestación ágil
- Gestión integral del proyecto, desde el diseño hasta la fabricación y montaje.
- Integración con oficina técnica
- Control y seguimiento de la fabricación
- Optimización del corte
- Movilidad de los empleados para montaje
- Análisis de la evolución del proyecto
Así, una empresa del sector contract que quiera ser competitiva debe contar con una solución tecnológica de gestión que satisfaga todas estas necesidades y que le ayude a optimizar todos sus procesos, controlando cada fase del proyecto de principio a fin.
Fase 1: Solicitud y elaboración de presupuesto
El presupuesto de un proyecto contract implica un amplio volumen de materiales, productos y servicios que es necesario estructurar y controlar para que nada falle en la ejecución. Esto hace que la presupuestación en este sector implique una mayor complejidad y que la optimización de este proceso se haya convertido en un reto.
Con la solución tecnológica adecuada, las empresas del sector contract pueden generar plantillas para agilizar el proceso, definir los escandallos de forma intuitiva y automatizar los cálculos totales teniendo en cuenta todos los materiales de cada pieza y cómo va paquetizada, para establecer posteriormente una lista de carga.
Además, posibilita la definición de los gastos indirectos (fabricación y montaje), el establecimiento de márgenes de venta y el desglose de las fases en las que se va a desarrollar el proyecto, en caso de aprobarse.
Fase 2. Planificación de compras y fabricación, recepción en almacén central y gestión de la producción
En un proyecto contract, la empresa proveedora debe controlar todo el proceso de ejecución desde la fabricación de cada pieza, hasta el desplazamiento, el montaje y el resultado final. Es por ello que la agilidad de la gestión del proyecto se ve dificultada.
De esta manera, la elección de la herramienta de gestión de proyectos adecuada puede ser de gran ayuda a la hora de automatizar los procesos, como el seguimiento continuo del proyecto, la optimización del corte con determinadas tareas, los consumos de materias primas, u otros consumos unificados, y la imputación de tiempos.
Fase 3: Envío y facturación
La cantidad de productos y materiales que implica un proyecto contract hace que el control del envío y el detalle de la facturación adquieran mayor importancia.
De este modo, con la solución acertada, se pueden crear albaranes en base a la estructura de carga definida, personalizar cada proyecto de manera individual para definir cómo se hará el envío y agilizar el proceso de facturación pudiendo heredar de facturas anteriores los datos financieros y la forma de pago, entre otra información de valor.
Fase 4: Análisis y toma de decisiones
En un proyecto contract es necesario que todo funcione según los plazos y la calidad de los materiales previstos, por tanto, el análisis posterior del proyecto puede ser de gran ayuda para mejorar y ofrecer cada vez un servicio más eficiente.
Precisamente, tanto en tiempo real como tras la ejecución del proyecto, una buena herramienta de gestión debe dar acceso a todos los documentos de compra, facturación y horas de trabajo, con las consiguientes estadísticas por tipo de producto y comparativas reales de costes, facturación y grados de avance.
Todo esto es de gran utilidad para valorar el éxito de los proyectos y tomar decisiones acertadas para futuros trabajos.
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