La digitalización es el proceso de adopción de nuevas tecnologías dentro de las empresas con el fin de optimizar procesos y mejorar la eficiencia de la compañía. De hecho, impulsar la digitalización de las empresas de todos los tamaños es un reto al que se están enfrentando muchas organizaciones en la actualidad.
Cada negocio tiene sus propios tiempos ya que la implementación de herramientas de trabajo requiere un esfuerzo adicional que, aunque necesario, muchas veces es complicado de abordar. Por ello, las pymes deben concebir la digitalización como una constante, adoptando poco a poco nuevas soluciones para mejorar su forma de trabajar, ser más productivas y, por lo tanto, más competitivas en el mercado.
A continuación, compartimos las 7 preguntas que las pymes deben hacerse para entender su grado de digitalización:
¿Qué solución de ofimática utiliza la empresa?
Probablemente la digitalización debe comenzar por la incorporación de herramientas para el día a día que los equipos reconozcan pero que les aporten nuevas funcionalidades para realizar su trabajo de forma más eficiente.
Las soluciones de ofimática en la nube impulsan la colaboración porque permiten trabajar en un mismo documento y comunicarse de forma más sencilla entre equipos que no se encuentran en la misma ubicación.
Además, las aplicaciones en la nube, ofrecen servicios de inteligencia adicional para automatizar muchas de las tareas del día a día de los equipos.
¿Dónde se almacenan los documentos de cada área de trabajo?
Un salto importante y fundamental en el proceso de digitalización de un negocio es la gestión documental eficiente y segura. Las soluciones de almacenamiento en la nube garantizan niveles de seguridad muy superiores a los que ofrece el almacenamiento local. Además, permite a los empleados acceder a los documentos desde cualquier lugar y de forma sencilla.
¿Cómo gestiona el equipo de ventas a sus clientes?
La base de datos de clientes tiene un valor inestimable para la empresa. Sin embargo, muchas compañías todavía almacenan los datos de sus contactos y sus interacciones en documentos Excel que impiden un buen seguimiento de los procesos de ventas y un gran riesgo de pérdida de datos.
Las soluciones CRM permiten a las empresas trabajar de forma organizada sobre sus contactos y clientes garantizando la seguridad de la información.
¿Cómo gestiona las finanzas el equipo financiero?
Una gestión financiera inteligente y eficaz permite no sólo ser mucho más eficientes sino también tener un mejor control de la compañía gracias a la visibilidad que ofrecen los datos conectados. Las soluciones de gestión financiera en la nube incorporan inteligencia de negocio para un análisis de los datos de forma automática y ágil.
¿Trabajan los empleados en las aplicaciones de negocio con dispositivos móviles?
Los dispositivos móviles permiten a los empleados trabajar desde cualquier lugar, lo que supone una gran ventaja para algunos equipos como por ejemplo los comerciales, que muchas veces tienen que estar fuera de la oficina.
Pero esto también puede suponer un gran riesgo de seguridad para la empresa si no se gestiona de forma adecuada. Los sistemas de control de los dispositivos móviles de la empresa deben estar securizados y gestionados por la compañía para garantizar la seguridad de los datos y de los sistemas.
¿Qué medidas de seguridad informática toma tu empresa?
La seguridad de la infraestructura tecnológica de la compañía es un paso fundamental en la digitalización de la empresa. Bien si la infraestructura es local o en la nube, la compañía debe tratar de establecer no sólo barreras frente a la entrada de amenazas, sino también protocolos internos para evitar que los ataques se filtren dentro de los sistemas.
La nube ofrece muchas facilidades a la hora de garantizar la protección de los sistemas de la compañía. Por defecto sus estándares de seguridad son muy superiores a los entornos locales y, además, las funcionalidades de seguridad permiten utilizar el conocimiento global de amenazas para prevenir la entrada al entorno tecnológico de la empresa.
¿Quién se encarga de la tecnología dentro de tu empresa?
Especialmente en las pymes, la gestión del ecosistema tecnológica es realmente complicada. Incluso en los casos en los que hay un responsable de sistemas es complicado estar al día de la actualidad tecnológica y responder a todas las necesidades de la empresa sin dejar de lado la gestión diaria de la compañía.
Por ello, y especialmente en las pymes, contar con un socio tecnológico que las apoye en sus procesos de digitalización desde la identificación de necesidades hasta la formación e implementación de nuevas soluciones es fundamental para garantizar su competitividad en el tiempo.
