Hoy en día, vivimos una época de transformaciones aceleradas. Los cambios se suceden a tal velocidad que nos impide ser conscientes de su transcendencia. Por eso, a veces sentimos que tenemos menos tiempo, pero más cosas que hacer. Afortunadamente, la trasformación digital trae consigo nuevas herramientas y estrategias que nos facilitan nuestra vida diaria al ayudarnos a ser más productivos.
Para aumentar la eficiencia de tus equipos, optimizar la toma de decisiones y mejorar la productividad de tus profesionales, es necesario rediseñar la forma en que trabajamos. Esto requiere implantar nuevas herramientas y nuevos hábitos en el día a día de nuestros equipos. La colaboración y la comunicación se presentan como dos de los ingredientes principales en este proceso.
Descubre las cinco estrategias que te ayudarán a dar un giro a tu organización para obtener mejores resultados de la digitalización:
Planifica cada semana
Organizar con tiempo y con criterio nuestras tareas es la base que alimenta la productividad y que nos ayuda a conseguir nuestros objetivos. Por eso, la primera recomendación es repasar semanalmente el calendario para programar todas aquellas acciones que tendremos que llevar a cabo (desde una reunión, a un análisis o una formación). Al principio de la semana es importante revisar de nuevo la agenda prevista para ver si es necesario reajustar alguna tarea.
Cíñete a tu calendario
Una planificación no es realmente útil si no es lo más completa posible. Para ello, es importante cerrar al máximo las acciones previstas dejando poco lugar a la improvisación. Esto nos ayudará a no olvidarnos de tareas importantes, cuya replanificación puede comprometer el desarrollo de otras tareas, y nos dará margen de reacción suficiente en caso de que surjan imprevistos que haya que resolver con celeridad.
Clasifica tus tareas por tipo o tema
Visualizar de manera rápida y efectiva nuestra agenda nos ayudará a ahorrar tiempo sin perder información importante. Organizar las tareas por bloques de colores es una buena estrategia para saber de un vistazo a qué proyecto o tareas debes dedicar esa semana, qué recursos vas a necesitar o cuánto tiempo llevará cada una.
Prioriza las acciones
A la hora de organizar las tareas, es importante distinguir la urgencia o relevancia de cada una de ellas. Quizá enviar un determinado correo electrónico pueda ser más importante que celebrar una reunión, o preparar una propuesta a un cliente corra más prisa que llevar a cabo otras actividades rutinarias. Establecer unos criterios y priorizar aquellas responsabilidades más urgentes nos ayudará a poner el foco en nuestro objetivo para llegar antes a la meta.
Comienza tu día el día anterior
Aprovecha los últimos minutos de cada jornada para revisar tu agenda del día siguiente. Esta pequeña rutina ayuda a prever el desarrollo del día siguiente y a centrarnos en nuestras verdaderas obligaciones. Empezar el día trabajando en nuestros objetivos hará que por la noche sintamos que nuestro día ha sido productivo.
Estos cinco hábitos resultan útiles para lograr nuestros objetivos con menos esfuerzo. Sin embargo, no siempre es sencillo ponerlas en práctica. Muchas empresas se enfrentan a un escenario de baja productividad de sus equipos debido a la falta de organización. En ese momento, los gestores se preguntan cómo coordinar los equipos para aprovechar al máximo los recursos disponibles.
Las plataformas de colaboración y productividad facilitan los flujos de comunicación de los equipos y ayudan a compartir información de los proyectos de forma sencilla y a trabajar de forma integrada desde un único ecosistema. Esto permite conocer en todo momento la evolución de cada proyecto, lo que nos ayudará a planificar mejor nuestra agenda y a evitar las interferencias.
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