Hoy en día, la mayoría de las organizaciones dispone de herramientas para almacenar y gestionar datos. Sin embargo, muy pocas tienen sistemas de información estructurada de calidad. Debido al ingente volumen de documentos que se generan diariamente a raíz de la digitalización, esto se está convirtiendo en un grave problema que debe ser abordado de forma urgente.
El 70% de la información que tienen las empresas está desestructurada
Ya hablamos sobre las nuevas tendencias que estaban transformando la industria. La automatización de procesos, el uso de sistemas de inteligencia de negocio, big data y computación en la nube o el auge de la movilidad y la colaboración entre empleados son algunas de las innovaciones introducidas por la Industria 4.0 que plantean grandes retos a las organizaciones del sector a la hora de gestionar de forma eficaz sus documentos.
La mayor parte de la información necesaria para la toma de decisiones o para ayudar a los clientes presenta un difícil acceso o puede haberse perdido para siempre. No obstante, un buen sistema de almacenamiento y recuperación de documentos puede revertir esta tendencia y aprovechar las ventajas derivadas de la Industria 4.0.
Hoy por hoy, ¿cuáles son los grandes problemas para las empresas?
Caer en la trampa de los silos de contenido
La mayoría de las organizaciones cuenta con más de tres sistemas de gestión de documentos. La falta de integración entre los contenidos y las herramientas genera una descoordinación que puede hacer, a su vez, que se diluya la responsabilidad sobre quién se tiene que hacer cargo de la información y a quién le pertenece.
Como consecuencia, se vuelve cada vez más difícil encontrar datos relevantes y de calidad en el momento preciso en que se necesitan. Pero el problema no acaba ahí. Una vez que se encuentra esta información, ¿cómo puede saber el usuario que está ante la versión correcta y no ante una anterior o incompleta?
La información está dispersa y desestructurada
En la actualidad se estima que el 70% de la información y el contenido que generan las empresas se encuentra desestructurado. Es decir, se trata de documentos que han sido creados en formatos que no pueden ser ajustados a las propias bases de datos de los sistemas de negocio utilizados por las organizaciones.
Esto complica, e incluso puede llegar a impedir, el almacenamiento directo de informaciones relevantes para la empresa dentro de las tablas de datos o de los sistemas de registro ya existentes. Ese sería el caso, por ejemplo, de correos electrónicos o de contratos que hayan sido escaneados con notas sobrescritas. ¿Cuáles son las consecuencias? Descenso de la productividad y riesgo de pérdida de datos importantes para la compañía.
La paranoia del copia y pega
Para resolver estos problemas de acceso que hemos descrito, muchos empleados adquieren el mal hábito de duplicar los archivos para almacenarlos en múltiples ubicaciones diferentes. De esta forma les resulta más sencillo encontrar los documentos que necesitan.
Se trata de una práctica muy perjudicial para la empresa no solo en términos económicos –concretamente, 44 billones de dólares en costes de almacenamiento– sino que crea un enorme problema de mantenimiento: cuando hay varias copias, el control de las versiones se convierte en una verdadera pesadilla imposible de gestionar.
Deslocalización, desactualización y duplicidad son los grandes objetivos a batir para las empresas del sector industrial. Ante este panorama, ¿cuál es la solución? Accede a este webinar y descubre cómo mejorar la eficiencia en la gestión de contenidos a través de herramientas que doten a los usuarios de la agilidad, facilidad y rapidez necesarias para potenciar su productividad.
