Hasta hace relativamente poco tiempo, fijar y mantener una reunión profesional, interna de empresa, o clientes, conllevaba una serie de pasos en los que no eran pocas las dificultades e imprevistos: encontrar el día y la hora en la que todos los asistentes estuvieran disponibles, reservar un espacio y contar con los dispositivos y materiales necesarios. Hoy en día, sin embargo, esas trabas se están reduciendo al máximo gracias a las reuniones virtuales y online, que optimizan el tiempo necesario para concertar las reuniones, acudir a las mismas, además de suponer importantes ahorros de costes en transporte, sobre todo cuando estas reuniones implican viajar a distintas ciudades, países o incluso continentes.
Según el estudio “Collaboration 2.0: La muerte de la Conferencia Web”, referido por Computing, el 32% de todas las reuniones de trabajo se realizan ya de manera virtual, es decir online, y todo indica que esta tendencia irá en aumento. De hecho, esta proporción sube al 38% entre los encuestados cuya edad está entre los 26 y los 35 años, lo que corrobora dicha tesis. Además, el 73% de los trabajadores acude a las reuniones con dispositivos electrónicos conectados y el 53% los utiliza como herramienta adicional de trabajo para mostrar documentos online, lo que permite comprender el nivel de tecnificación al que se ha llegado en estos encuentros profesionales y hasta qué punto o con qué facilidad se pueden adaptar estas nuevas formas de hacer al modelo de reuniones virtuales.
Y es que, además de todo lo dicho, la realización de reuniones en modo virtual en combinación con otras tecnologías como el cloud computing (la nube) aporta otras muchas ventajas. Por ejemplo, la combinación de distintas tecnologías, dispositivos y medios de comunicación contribuye a que estas reuniones sean más productivas, al incluir opciones para compartir y modificar documentos conjuntamente y en tiempo real. Hoy en día ya se están implementando tecnologías que no sólo permiten mantener una reunión de forma virtual, es decir, entre personas localizadas en distintos puntos, sino también grabarla para su uso o visualización posterior, multiplicando así su valor y utilidad.
Asimismo, la infraestructura, al mejorar, permite una mayor calidad en la transmisión y en la capacidad para soportar plataformas múltiples de imagen, sonido y documentos digitalizados. Y por último, la estandarización y la demanda de modelos accesibles desde cualquier dispositivo han obligado a mejorar los formatos y permitir así conferencias con audio e imagen desde ordenadores, tablets y teléfonos móviles de forma simultánea, algo inimaginable hace apenas 10 años.
