Una de las principales gestiones que se realizan en todas las pymes es la firma de documentos. Generalmente, todo documento necesita la firma del director de la empresa, lo que exige de su presencia física en la oficina para poder hacer la gestión. El proceso suele llevar mucho tiempo desde que se envía la documentación, se recibe la copia, se imprime, se firma, se escanea el documento y se archiva.

Por eso, una buena solución es la firma digital, una herramienta que permite gestionarlo todo de manera digital y así liberar a los equipos administrativos de la gestión de la firma, el seguimiento y el envío del documento. Estas son las ventajas de este tipo de soluciones:

Seguridad

A la hora de realizar una firma digital, es importante que la herramienta cuente con tecnologías de cifrado de datos. Asimismo, los sistemas y procesos deben ajustarse lo máximo posible a los estándares de la industria en cuanto a protección del almacenamiento y transmisión de datos de manera segura.

Disponibilidad

Un factor determinante es acceder a la herramienta desde diferentes dispositivos con una sincronización completa de la información. De esta manera se protegen los datos, se pone fin a los periodos de inactividad por mantenimiento y se ofrece sistemáticamente un alto rendimiento, incluso en momento de carga máxima.

Globalidad

Para una empresa multinacional que trabaja con usuarios de diferentes países es fundamental que la herramienta contemple una amplia diversidad de idiomas. De esta manera no habrá impedimentos a la hora de disfrutar de las ventajas de los procesos de acuerdos digitales.

Versatilidad

Con este tipo de herramientas se puede firmar digitalmente cualquier documento, sea cual sea su formato, desde un simple archivo de Word o PDF hasta un correo electrónico. Además, estas soluciones permiten el almacenamiento de todos los contenidos firmados para su consulta y revisión en cualquier momento.

Cada empresa es diferente, por eso la solución de firma digital debería ser lo más flexible posible. Cuantos más conectores tenga y más se pueda personalizar, mejor será la elección para la compañía. En este sentido, las APIs deben facilitar a los desarrolladores las tareas de ampliar e integrar la herramienta en los procesos y sistemas internos.

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