Hace cosa de un par de años, recién llegada al departamento de Business Consulting de Prodware un ángel-persona me atrajo al mundo de Microsoft365. Así dicho parece poca cosa, sin embargo; el conocer este nuevo universo colaborativo revolucionó mi manera de trabajar y todavía a día de hoy, la sigue revolucionando a través de los aprendizajes diarios límites para proporcionar soluciones a nuestros clientes.
Entre mi top 5 de herramientas tengo que destacar Planner. En esencia, se trata de un organizador de tareas en el que puedes consultar el status de tus acciones y las de tus colaboradores, pero no solo eso, su gran ventaja es la facilidad para reasignar tareas, enlazar documentación y alimentar los últimos avances. Esta herramienta te ayuda a detectar si una fecha de entrega está cerca y tienes que pegar un acelerón para cumplir plazo, pues envía recordatorios para no pasar por alto acciones clave. Cada vez que haces un cambio, una notificación automática informará al equipo implicado, lo que reducirá los emails a enviar. Todo lo tendrás en el radar a través de un visual panel de control, lo que te ahorrará minutillos de búsqueda de información. Está claro que un grano no hace granero, pero ayuda al compañero. Minutillo que evitas gastar en tareas que no aportan valor, tiempo que puedes dedicar a otros temas más cruciales.
¿Dónde puedo sacar más partido a Planner? En todo tipo de proyectos que necesiten de un intercambio de información dinámico. A continuación, citaré algún ejemplo probado, en los que Planner sirve de salvavidas.
Organización de trabajo de equipos comerciales y seguimiento de oportunidades
Planner será tu mapa comercial a modo Risk. Puedes colocar tu tablero de oportunidades comerciales a un golpe de vista, para tener claro dónde tienes posibilidades a corto plazo y dónde no. Clasifica tus oportunidades entre frías, templadas y calientes para retroalimentar ordenadamente el feedback de tu cliente. Todo el equipo comercial estará al tanto de los puntos clave a contactar y así optimizar las posibilidades de éxito. Que un cliente está muy proactivo sobre la última oferta enviada, simplemente arrastrando la tarea a la categoría correspondiente, estaremos informando a todo el equipo. Que un cliente se muestra menos proactivo, reagendaremos la próxima interacción. Además, cada tarea podrá disponer de la documentación relacionada para facilitar el trabajo, sobre todo, si tienes que retomar la oportunidad en unos días. Sin duda, ante una diversa cartera, Planner será la guía para disponer de un estado de situación instantáneo.
Organización de comunicaciones de marketing o planes editoriales
Ni un post más, ni un post menos. Los canales de comunicación se han multiplicado en los últimos años. Canales internos, canales externos, RRSS, blogs, medios tradicionales… Los contenidos a crear son muchos y no sobra una herramienta que nos ayude a llevar al día las tareas de publicación y creación. Si además es visual y nos permite adjuntar documentación y links, Planner se convierte en aire que necesitamos en plena carrera por tener todo a punto. Las tareas se pueden organizar por etiquetas personalizables para identificar el tipo de contenido (post o webinar…), medio (Twitter, Facebook, El Economista…) o ámbito (nacional o internacional) ¡También podemos utilizar código de colores! En realidad, Planner es mucho más completo que un planificador de agenda, mucho más visual que un Excel o Project y nos ahorrará disgustos teniendo la última versión siempre a punto. Además, siempre podrás reasignar tickets para las últimas revisiones antes de publicar. En el propio ticket encontrarás los enriquecedores comentarios de tus compañeros. Mantén las erratas al margen de tus publicaciones.
Organización interna de cualquier tipo de departamento
Al final, un departamento es como una familia. Al igual que cada hijo tiene sus necesidades y sus horarios o clases extraescolares, en las organizaciones también hay que planificar los tiempos y los recursos. Con muy poco esfuerzo podrás clasificar las acciones e informar de todos los intríngulis a los participantes. Por ejemplo, un uso habitual es el caso de la organización de los viajes de negocios para la visita a clientes. En los propios tickets podemos incluir toda la información relativa a la reunión, así como la documentación del vuelo y si es necesario, también añadiremos personas al ticket, como el responsable de la reserva. De esta manera, todos visualizarán lo que tienen que hacer para que el engranaje funcione.
Ya por último y para poner la guinda al pastel, si utilizamos el potencial de Planner dentro de Teams tendremos la funcionalidad completa. Para cada equipo, podremos disponer varios Planners diferenciados, como uno para el plan editorial, otro para la parte de transformación digital, etc. Definitivamente, crea una nueva ficha de Planner tu canal y comienza tu viaje hacia una mejor planificación, sin duda ¡no te arrepentirás!
María López Otero. Business Consultant en Prodware.
