Realizar cambios en el sistema interno de tu empresa, incluso si solamente se trata de una actualización a una nueva versión, se convierte en todo un desafío para cualquier organización. Por ello, hoy te hablamos de cómo llevar a cabo la migración y actualización de tu ERP, desde el entorno de Microsoft Dynamics AX, hacia Dynamics 365: Finance & Operations, Finance y Supply Chain Management.

Microsoft Dynamics 365 es la nueva generación de aplicaciones de negocio inteligentes en la nube que unifica todos tus datos en una misma plataforma. Tus procesos de gestión de negocio estarán completamente integrados y serán mucho más ágiles. Te permitirá unificar tu organización desde la gestión de los datos, las personas y los procesos con aplicaciones de negocio modernas y flexibles que se adaptan a la evolución de tu negocio.

Microsoft Dynamics 365 incorpora la inteligencia de negocio a las soluciones de gestión empresarial

1. Entorno cloud

Las ventajas que nos ofrece la nube de Microsoft son numerosas. Se trata de una plataforma totalmente madura que cuenta con el dato como pilar fundamental en el centro de su estrategia de transformación digital. A la hora de entender la transición de un entorno on-premise a un entorno en la nube destacamos las siguientes ventajas:

  • Mantenimiento: en entornos on-premise los equipos de IT de cada organización son los responsables de llevar a cabo los trabajos de mantenimiento, mientras que la nube minimiza estas tareas al ser Microsoft quien mantiene todo el entorno, simplificando mucho la gestión.

  • Reducción de riesgos y seguridad: Microsoft invierte en asegurar el mantenimiento de las aplicaciones y la seguridad por lo que los riesgos se reducen notablemente en entornos cloud.

  • Actualización: la versión de AX cuenta con un coste anual con un retorno reducido. En los entornos cloud, existe únicamente una versión de Dynamics 365 que se mantiene y actualiza de forma continua dos veces al año, por lo que siempre contarás con la última actualización del sistema.

  • Flexibilidad: dar de alta o de baja a usuarios en entornos cloud se realiza de forma inmediata y los propios clientes pueden gestionarlo de forma totalmente autónoma e independiente.

  • Accesibilidad: a través de nuestro usuario y contraseña podemos acceder a nuestro ERP desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo siempre que lo necesitemos.

  • Integridad: Microsoft se encarga de velar por la integridad y la integración de todas sus soluciones, por lo que se reducen las brechas de incompatibilidad entre los sistemas operativos.

  • Reducción de costes: la suscripción es mucho más completa que en entornos on-premise y se ha comprobado que, a medio y largo plazo, el entorno cloud es sustancialmente más económico.

2. Nuevas capacidades

  • Funcionales: gestión de almacenes y transporte, servicio de asistencia, técnico y mantenimiento (SAM), Cost Accounting, Intercompany (MRP, Projects, personalización), aplicación específica para comercio electrónico, Mobile Workspaces, Power BI integration, Dual-Write (automatiza el paso de datos entre CRM y Dynamics 365), continuas pequeñas mejoras de actualización a incorporar en todas las áreas.

  • Técnicas: mantenimiento, integración, LifeCycle Services (portal de comunicación entre los usuarios y Microsoft), DevOps (aplicación para gestionar el área de desarrollo), RSAT (aplicación para automatizar el proceso de pruebas), rendimiento, Dynamics 365.

3. ¿Migrar o reimplantar?

Es importante tener en cuenta que cuando hablamos de migración no nos referimos a migrar todos los datos, sino a llevar a cabo la migración de la aplicación. Existen tres bloques de modificaciones fundamentales a tener en cuenta:

  • Áreas que han cambiado poco, tanto funcional como técnicamente: compras, ventas, proyectos, inventario, producción, etc. Si existen modificaciones en estas áreas es completamente factible plantear una migración técnica para llevar estos módulos a Dynamics 365.

  • Áreas con importante cambio funcional: almacenes y transporte SAM. Sería necesario rediseñarlos bajo la nueva base de Dynamics 365.

  • Áreas con importante cambio técnico: finanzas. Existe un cambio notable en la estructura por lo que el proceso de migración no sería posible y sería necesario analizar si las modificaciones ya están cubiertas por el nuevo Dynamics 365 o rediseñarlas.

Nuestra recomendación es apostar por un proyecto híbrido en el que realicemos una reimplantación y mantengamos vía migración las áreas en las que estemos realmente satisfechos, siempre y cuando cubramos las necesidades y modificaciones esenciales.

4. Personalizaciones actuales

Se debe valorar si la nueva versión cubre la misma funcionalidad y, por tanto, no necesitaríamos la nueva personalización. Las personalizaciones se pueden mantener en la nueva versión siempre que no exista la misma funcionalidad en el nuevo Dynamics. Si necesitamos nuevas personalizaciones, las podremos instalar en una nueva versión vía proceso de migración. En cualquiera de los dos casos, tendremos las personalizaciones totalmente disponibles en la nueva plataforma.

5. Extensiones vs ‘overlaying’

La nueva forma de programar en Dynamics 365 se basa en el concepto de extensiones frente al concepto de sobreescritura u ‘overlaying’, proceso habitual para programar en la versión anterior de AX que requería realizar ajustes y modificaciones manuales por lo que este método comenzó a ser inadecuado ya que las actualizaciones suponían mayor riesgo y tiempo.

En Dynamics 365 esto cambia radicalmente, el nuevo concepto de extensiones realiza copias del objeto a modificar de manera que el original se mantiene sin cambios por lo que todas las modificaciones se realizan sobre copias que son extensiones de estos objetos. Este proceso facilita todo tipo de actualizaciones ya que es compatible desde el primer momento, mejora el ciclo de vida de los cambios desde el diseño, reduce tiempos y costes de actualización.

6. Informes y BI actual

En este caso, la tecnología ha cambiado notablemente por lo que es necesario rehacer los informes y ajustar los formatos y los documentos. Las medidas agregadas permiten a los usuarios operar con datos operativos sin tener que comprender esquemas de datos complejos. Con la disponibilidad general de esquemas en el almacén de entidades en Azure Data Lake, los clientes pueden obtener acceso directamente a datos y análisis no normalizados.

7. Coste de licencia

Actualmente, Microsoft ofrece la promoción Dynamics 365 Cloud Migration que proporciona unas condiciones excelentes para migrar a Dynamics 365 Finance & Operations Cloud. Si tu compañía dispone de Microsoft Dynamics AX con BREP activo, Microsoft ofrece un 40% de descuento sobre el precio estándar de Dynamics 365 F&O Cloud, con contrato inicial de 1 año y dos renovaciones opcionales de 1 año. Es decir, 3 años de precio garantizado.

8. Procedimiento de migración

Prodware ofrece a los clientes varias opciones para evaluar el cambio de cualquier versión anterior a Dynamics 365. El procedimiento de actualización más completo estaría compuesto por cuatro elementos principales: inicio de la evaluación, donde se llevaría a cabo un kick-off y una revisión del enfoque; evaluación técnica con el análisis de todos los cambios, revisión de las personalizaciones, de interfaces, de datos, de reports, evaluación de la migración de licencias; evaluación funcional de recomendaciones para presentar las mejoras funcionales de la aplicación y revisar los principales procesos y módulos del negocio, evaluación de las nuevas capacidades y mejoras frente a las características implementadas junto con su informe.

9. Tiempo de la migración

Los proyectos en Dynamics 365 son más rápidos ya que las nuevas herramientas que nos proporciona Microsoft son muy potentes, más dinámicas y ágiles. En el caso de realizar una reimplantación con una funcionalidad estándar, se podría hablar de un plazo inferior a seis meses para su proceso de migración. Si la reimplantación se lleva a cabo solo con personalizaciones migradas, sin necesidad de rediseño, el proceso duraría entre seis y doce meses y, en el caso de implantaciones más complejas, con muchos módulos y modificaciones con personalizaciones migradas, el plazo de migración superaría el año.

10. Riesgos de no actualizar

La realidad es que todas las versiones anteriores a 2009 ya no tienen ningún tipo de soporte del fabricante. Únicamente Dynamics AX 2012 R3 tiene un servicio de soporte extendido que se limitará a incorporar algunas mejoras genéricas, revisiones de seguridad, así como actualizaciones reglamentarias, hasta el 10 de enero de 2023.

El ecosistema de consultores/desarrolladores están totalmente involucrados en Dynamics 365 en la nube, por lo que se irá reduciendo el soporte también en este ámbito. La nube es un carril de innovación constante que brinda la posibilidad de estar siempre 100% actualizados, permitiendo disponer así de las últimas novedades tecnológicas en la organización e incorporar las mejoras que todo el stack de Microsoft proporciona. Por tanto, no migrar no es una opción.

¿Necesitas ayuda para migrar de Microsoft Dynamics AX a Dynamics 365?

En Prodware estamos a tu disposición para que descubras todas las posibilidades del ecosistema Dynamics 365 y acompañarte en tus proyectos de transformación digital. Accede a nuestro ebook donde encontrarás las claves que necesitas para llevar a cabo un proceso de migración exitoso y podrás desarrollar una estrategia alineada a la evolución de tu negocio con una solución de gestión en la nube, adaptable e intuitiva.