Vous devez sûrement vous poser régulièrement la question “Comment vais-je bien pouvoir gérer l’ensemble des activités de mon entreprise sans m’emmêler les pinceaux, ou pire, me faire passer un savon par ma hiérarchie…?”
Il existe aujourd’hui une large panoplie de systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Ils sont capables de piloter les processus d’affaires et toutes les opérations nécessitant plusieurs fonctions de gestion. Une aubaine, n’est-ce pas ?
Des années 60 à aujourd’hui : un avenir sous les meilleurs auspices
Corollaire des “Trente Glorieuses”, l’émergence de l’informatique a rapidement fait naître les premiers logiciels de planification des ressources de production ou MRP pour “Materials Resources Planning”. Pour soutenir leur croissance, les entreprises étaient alors en mesure de faire appel aux solutions MRP. La démocratisation de ces outils se faisant doucement, l’arrivée de sociétés telles que SAP viendra donner une impulsion salvatrice.
C’est dans les années 90 que l’ère des ERP prend forme. Désormais capables de gérer des actions de back-office – finance, ingénierie ou gestion de projet – les ERP commencent à montrer leur vrai potentiel.
Au début des années 2000, les ERP sont maintenant en mesure d’intégrer des fonctions de Business Intelligence et de Gestion de la relation client (CRM). Grâce à la généralisation d’internet, l’ERP est sur le point d’entrer dans une autre époque, celle de l’ERP moderne hébergé en SaaS, pour Software as a Service. Un changement capital qui va permettre aux éditeurs de développer des solutions avancées capables d’automatiser la force de vente, le site e-commerce, etc.
Et demain ? Selon les sources du MarketResearchEngine.com, le marché mondial des ERP devrait atteindre les 49 milliards de dollars. Certes, mais quelles sont les tendances qui se dessinent:
- L’alliance IoT & ERP va permettre de fournir des informations en temps réel à tous les échelons de l’entreprise : de la gestion des stocks au contrôle du service client. La maintenant prédictive a tout pour éclore.
- En combinant IA et machine learning, les ERP deviendront auto-apprenants. Autrement dit, ils remplaceront les humains dans leurs tâches les plus rébarbatives pour libérer leur potentiel.
- Les directions financières vont progressivement être intégrées dans le cloud pour bénéficier des bienfaits de la “Business Intelligence”.
- La blockchain va rendre les ERP de plus en plus sécurisés en assurant la fiabilité des échanges collaboratifs.
Panorama : enjeux & bénéfices
Au vu de l’investissement croissant dans ce type de systèmes, quels sont les impacts réels des ERP dans le monde de l’entreprise ?
C’est, premièrement, une optimisation des processus de gestion, des flux économiques et financiers à travers la simplification générale et la visibilité panoptique offerte par le logiciel. Les ERP apportent également une information cohérente, homogène et facilement identifiable, ce qui permet une meilleure productivité générale de l’entreprise. C’est également un Système d’Information unique, ce qui facilite les communications aussi bien internes qu’externes et réduit également le coût de gestion de l’information. Enfin, les collaborateurs sont facilement intégrés grâce à la rapidité de son déploiement et de sa mise en œuvre.
Cependant, comme tout bon costume, un ERP se doit d’être un outil sur-mesure puisqu’il n’est performant que lorsqu’il épouse les besoins de l’entreprise.
Ainsi, de nombreuses raisons peuvent conduire le choix d’un ERP. Parmi les plus fréquentes, les entreprises mettent en avant l’intégration des processus, la résolution des problèmes de traitement de commandes, la gestion de l’obsolescence matérielle et logicielle ou encore l’optimisation des stocks. Certaines entreprises n’ont pas nécessairement besoin de toutes les capacités qu’offre un ERP. Elles opèrent donc par besoins successifs à remplir et portent souvent leur choix vers un ERP évolutif, donc adaptable.
Comment choisir votre ERP ?
Trois étapes doivent vous guider dans le choix d’un ERP.
La définition du projet : les réponses apportées à de nombreuses questions préalables permettront de définir le projet de l’entreprise. Elles sont structurantes et permettent, notamment, de coller au mieux au modèle recherché : Quelle taille d’entreprise ? Quels objectifs ? Combien d’utilisateurs ? Quel budget ? A quelle fréquence l’infrastructure nécessite-t-elle de la maintenance ou une mise à jour ?
La définition des besoins : là également, il s’agit de répondre à des questions concernant la nature même des apports techniques recherchés. Les fonctions concernent-elles la facturation, la comptabilité ou encore la production ? Plus globalement, quels sont les avantages et les faiblesses des ERP existants ? Certains besoins restent toutefois immuables tels que la sécurité des données, le management de la performance, et divers niveaux de paramétrages.
Enfin la comparaison des solutions disponibles : tous les ERP ne couvrent pas les mêmes périmètres et ne sont pas adaptés à toutes les tailles d’entreprises. L’offre doit s’approcher au plus près des besoins sans jamais les excéder. Elle doit également être durable et pérenne, au vu de l’évolution des réglementations nationales et des différences internationales, des standards mais également de son coût conséquent. Enfin, l’ERP doit proposer une expertise sectorielle correcte mais aussi être facilement accessible, quel que soit le niveau de décision de l’utilisateur.
Selon le secteur, un ERP peut se révéler précieux pour ses fonctionnalités spécifiques. Par exemple, dans le retail, un ERP peut permettre de mutualiser les données dans le cadre d’une stratégie multicanal, mais aussi de mieux connaître ses clients afin de leur proposer une meilleure expérience. Dans la construction, un ERP apporte la maîtrise des coûts souvent difficilement quantifiable en début de chantier, mais également un pilotage en temps réel de celui-ci. D’autres secteurs ont d’ores et déjà éprouvé les avantages de ces systèmes (industrie chimiques, vins et spiritueux, industrie manufacturière…).
Business Case : Manutan & Prodware
Fort de plus de 30 ans d’expérience et de savoir-faire dans le domaine de IT, Prodware accompagne les entreprises dans leur transformation digitale aux quatre coins du globe.
Qu’il s’agisse de développer des outils de prise de décision reposant sur l’intelligence artificielle ou de créer des applications IoT, Prodware délivre des solutions innovantes et adaptées au service des enjeux de ses clients.
Dans le cadre de sa collaboration avec Prodware, le Groupe Manutan, un des leaders européens de la distribution de produits et services aux entreprises et collectivités (fournitures de bureau, équipements informatiques, aménagements, etc.), profite d’un ERP taillé pour ses besoins et ses exigences. Parmi les enjeux initiaux, il a été question de la mise en conformité du modèle de commerce électronique, de l’amélioration des délais d’expédition, de la transformation digitale et de la précision des indicateurs de performance. Ces besoins concernaient plusieurs départements parmi lesquels la finance, le marketing, les stocks, la chaîne d’approvisionnement ainsi que les affaires en ligne.
Après ce diagnostic, Prodware a recommandé à Manutan l’implémentation de ses meilleures pratiques métiers sur une plateforme logicielle commune basée sur Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations. Cette solution apporte, notamment, une amélioration de la gestion des stocks et de la compréhension de l’analyse financière. Elle a permis également la mise en place d’une nouvelle matrice de performance et, plus globalement, un changement d’état d’esprit général au service d’une relation client améliorée.
Les résultats parlent d’eux-mêmes. En quelques chiffres, on compte moitié moins d’appels concernant le fonctionnement de l’outil, signe d’un gain en autonomie des collaborateurs, mais surtout, une réduction massive du temps de référencement des produits, passant de 18 mois à 1 mois. Le Directeur Général de Manutan reconnaît en Prodware la force de l’expérience ainsi que son positionnement international. Deux points essentiels qui facilitent l’implantation de l’ERP dans les différentes filiales de la société.
En somme, ces solutions ERP, tant elles couvrent un large panel, font désormais partie intégrante du développement d’une entreprise. Les 1325 collaborateurs de Prodware, répartis dans 15 pays s’attachent à une approche agile, offrant visibilité, support, infrastructure et innovation. Son expertise sur les solutions polyvalentes proposées par Microsoft s’est montrée précieuse et adaptée aussi bien auprès des PME que des filiales d’ETI.
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