D365 Finance ne limite pas les données actives au sein de l’application, elles soutiennent donc la croissance de votre entreprise. Toutefois, vous pouvez envisager de transférer les données historiques et inactives requises à des fins de conformité et de réglementation vers la rétention à long terme de Dataverse.

Les applications D365 Finance prennent en charge des stratégies de rétention personnalisées pour archiver et stocker en toute sécurité des données illimitées à long terme, de manière rentable.

L’archivage des données est un processus qui consiste à identifier les données dont le système ERP n’a plus besoin et à les déplacer vers un emplacement de stockage à long terme, comme une base de données externe. La capacité d’archivage des données augmente l’espace de stockage disponible et améliore les performances globales du système.

La fonction d’archivage déplace les données de la base de données de D365FO vers un Data Lake géré par Microsoft et enregistre automatiquement une copie de ces données dans des tables historiques de la base de données de D365FO. Les tables historiques occupent moins d’espace dans la base de données que les ables live en utilisant moins d’index.

Le cycle de vie des données dans D365 Finance comprend trois étapes :

• Données actives
• Transitions vers les données historiques et inactives requises pour des raisons de conformité et réglementaires.
• Transitions vers les données supprimées.

D365 Finance permet aux organisations d’obtenir les avantages suivants grâce à l’archivage :

• Sécuriser les données historiques et inactives à long terme pour répondre aux exigences réglementaires, juridiques et de vérification.
• Réduire la taille de la base de données des applications et la capacité consommée, ce qui peut améliorer les performances pour les applications associées avec de grandes tables.

Pourquoi archiver des données ?

Dans le monde de l’ERP, une gestion efficace des données est essentielle à l’efficacité opérationnelle. Si vous utilisez le D365 Finance, vous êtes-vous déjà demandé comment l’archivage de vos données pourrait améliorer les performances de votre système ?

Commençons par une question clé : pourquoi l’archivage des données est-il nécessaire pour votre organisation ?

• Optimisation des performances : Avez-vous remarqué que votre système ralentit à mesure que votre base de données grandit ? Le stockage des données anciennes peut libérer de l’espace et améliorer les temps de réponse.
• Rentabilité : les coûts de stockage sont-ils un problème pour votre organisation ? La réduction du volume de données peut entraîner des économies importantes.
• Conformité réglementaire : Travaillez-vous dans un secteur où les réglementations de conformité sont strictes ? L’archivage vous permet de gérer les données tout en les gardant accessibles au moment où vous en avez besoin.
• Amélioration de l’expérience utilisateur : À quelle fréquence vos utilisateurs se plaignent-ils d’une navigation encombrée de données ? Une base de données plus propre permet une récupération des données plus efficace.

Comment fonctionne l’archivage des données de D365 Finance

Les administrateurs peuvent planifier des tâches d’archivage et spécifier des critères pour les scénarios fonctionnels pris en charge (archiver les données de la table des commandes de ventes entre janvier 2010 et janvier 2011). Les données des tables pour les scénarios fonctionnels sont archivées dans la rétention à long terme de Dataverse.

Lorsqu’une tâche d’archivage est lancée à partir de l’espace de travail, elle comprend les étapes suivantes :

Les données issues des tables lives (table commandes de vente) dans le scénario fonctionnel actuellement archivé sont répliquées pour la rétention à long terme de Dataverse par l’intermédiaire d’entités virtuelles.

• Les données qui répondent aux critères d’archivage sont marquées comme prêtes à être archivées dans les tables lives.

• Les enregistrements de la table Live sont marqués comme conservés (archivés) dans la rétention à long terme de Dataverse.

Un processus de rapprochement vérifie que tous les enregistrements des tables lives qui étaient précédemment marqués comme prêts à archiver sont disponibles dans la rétention à long terme de Dataverse.

Les données de lives qui étaient précédemment marquées comme prêtes pour l’archivage sont déplacées vers les tables d’historique (Salestablhistory) dans la base de données de D365 Finance, puis supprimées des tables lives.

Des pages de requête spécifiques permettent dans D365 Finance d’accéder à ces données issues de tables d’historiques.

Les données de la table d’historique peuvent être restaurées dans la table live ou purgées de façon permanente.

Les données archivées dans la rétention à long terme de Dataverse peuvent être consultées en utilisant le Data Lake géré par Fabric, un Data Lake géré par le Dataverse, une application Canvas et une model-driven apps (des frais d’abonnement au fabric s’appliquent).

Types de données pouvant être archivées

Cette fonctionnalité permet actuellement d’archiver les types de données suivants avec la rétention à long terme de Dataverse :

• General ledger
• Tax transactions
• Inventory transactions
• Inventory journals
• Sales orders.

La prise en charge de types de données supplémentaires est prévue dans les prochaines versions (Commerce, Journaux Financiers…).

Comment activer la fonction d’archivage

En tant qu’administrateur du système :

• Installer Dynamics 365 Archive with Dataverse long term retention depuis le centre d’administration de la Power Platform (PPAC).
• Accédez à D365 Finance au Feature Management et activer la fonction Archive with Dataverse long term retention.
• Le Workspace devrait maintenant être disponible dans la liste des espaces de travail de D365 Finance.

Personnalisation

Le Framework d’archivage inclut les champs et les tables personnalisés dans les scénarios fonctionnels pris en charge. Par conséquent, vous pouvez créer vos propres scénarios d’archive pour les tables personnalisées. Vous devez configurer les personnalisations de table avant de démarrer une tâche d’archivage.

Lors de l’archivage, aucune donnée n’est archivée à partir de tables en dehors du scénario fonctionnel, même si elles sont liées. Par exemple, lorsque les tables des transactions de stocks sont archivées, les tables des commandes de ventes ne le sont pas automatiquement.

• Les données à long terme sont en lecture seule.
• Les pièces jointes ne sont pas prises en charge.
• Le processus d’archivage des scénarios impliquant la rétention à long terme de Dataverse comporte plusieurs étapes qui sont exécutées séquentiellement en arrière-plan. Le processus peut prendre jusqu’à 14 jours.
• Les données archivées dans la rétention à long terme de Dataverse protégées par la sécurité Dataverse, qui est compatible avec Microsoft Entra ID.

Rapports sur la capacité de stockage

Les administrateurs peuvent afficher la taille du stockage dans les rapports existants à partir du centre d’administration de la Power Platform pour les tables D365 Finance et la rétention à long terme de Dataverse.

Dans le rapport de stockage, les tables D365 Finance sont archivées avec le suffixe « -Retained » et donnent une vue logique de la capacité de stockage consommée par les données archivées dans la rétention à long terme de Dataverse. Vous pouvez télécharger le rapport dans Excel pour l’afficher et consulter les détails des tables lives et historiques. Les tables d’historique qui n’ont pas d’index consomment moins de capacité que les tables lives.

Pour mieux comprendre et vous rendre compte des économies de capacité, vous nous conseillons de comparer les données des tables live, historique et -retained à partir des rapports après l’exécution d’une stratégie d’archivage.

Pour maximiser vos économies de capacité sur vos environnements de production, envisagez de purger les données des tables historiques.

Comprendre les coûts de stockage des données archivées dans Dataverse

En moyenne, chaque gigaoctet (Go) transféré des applications D365 Finance vers la rétention à long terme de Dataverse consomme 50 % de capacité de base de données en moins. Les données des tables lives sont compressées dans la rétention à long terme de Dataverse. Les économies peuvent varier selon les données des tables. Vous pouvez constater des économies de plus de 50 %, ou moins. Les économies peuvent être plus évidentes lorsque des volumes plus importants (des centaines de Go) sont conservés.

Les données archivées sont rendues disponibles dans des tables historiques en permettant l’accès via une page de requête dans D365 Finance. Les tables historiques qui n’ont pas d’index consomment en moyenne 30% (ou plus) de moins de capacité que les tables lives, selon la table et les index. Si l’accès aux données archivées dans l’application n’est plus nécessaire, supprimer définitivement les tables d’historique pour maximiser les économies.

Conclusion

En conclusion, l’archivage des données dans D365 Finance est une fonctionnalité stratégique qui peut entraîner des améliorations importantes de performance du système, dans la gestion des coûts et pour la conformité. En comprenant le processus d’archivage et en utilisant des outils tels que le Framework d’archivage, votre organisation sera en mesure d’optimiser son système ERP pour la croissance future.