ERP définition : Qu’est-ce qu’un ERP ?

Les ERP sont au cœur de la digitalisation des entreprises souhaitant automatiser, accélérer et simplifier leur processus. Ils ont en effet une grande valeur à offrir, à condition que vous choisissiez le bon logiciel ERP, qui s’adapte à vos besoins.

Il va de soi qu’une entreprise cherche en permanence à améliorer sa performance afin d’atteindre ses objectifs, alors pourquoi ne pas profiter de la polyvalence et des solutions sur mesure que ce système peut vous offrir ?

Mais concrêtement, qu’est-ce qu’un ERP ? Et comment réussir son implémentation ?

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?

Un ERP (Entreprise Resource Planning) ou un PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) est un système de gestion des ressources de l’entreprise, qui offre une automatisation de tous les processus opérationnels : la supply chain, la finance, les RH, la gestion des projets, l’approvisionnement, etc.

En effet, la principale vertu d’un logiciel ERP est la centralisation de la base de données de l’entreprise ; il assure une mise à jour en temps réel des données et une meilleure collaboration entre les parties prenantes.

Automatiser le workflow, optimiser les processus, réduire le temps de gestion des données ainsi que le risque d’erreur, ou encore offrir une meilleure accessibilité à l’information… sont autant de raisons d’investir dans un ERP.

Cependant, le déploiement d’un système ERP peut représenter un défi pour l’entreprise, c’est pourquoi vous devez vous assurer de choisir le bon logiciel selon vos problématiques métiers. De plus, avec un outil si complexe et complet, l’implémentation demande un peu de temps, de patience et une certaine expertise.

Comment choisir le bon logiciel ERP ?

Puisque le système ERP va affecter votre entreprise sur le long-terme, il est parfaitement logique de vouloir être certain de faire le meilleur choix possible. S’agissant d’une décision majeure avec des enjeux considérables, il vous faut donc un guide ultime qui vous aidera à statuer.  

Pour qu’un ERP soit performant, il faut qu’il soit sur mesure. Nous allons alors vous donner quelques préconisations à considérer pour réaliser l’implémentation de ce projet avec succès.

Définition des besoins

La première chose à faire est, sans surprise, de déterminer les besoins et les exigences spécifiques de votre entreprise. Il s’agit alors de faire le bilan de l’existant et de se poser les bonnes questions concernant les objectifs, le budget et les fonctions concernées par ce projet.

Suite à cette première phase d’analyser des besoins, vous allez pouvoir faire le tour des différents systèmes ERP et peser les avantages et les inconvénients de chacun.

Comparaison des fonctionnalités des logiciels ERP

Vous cherchez sûrement à avoir un ERP qui s’adapte à votre organisation et non pas l’inverse ! Alors lorsque vous choisissez ce dernier, vous devez tout d’abord connaitre ses fonctionnalités pour déterminer si elles sont compatibles avec vos exigences.

Par exemple, si la finance est l’une de vos priorités, assurez-vous que le système ERP choisi possède des fonctionnalités et des modules qui vous permettent d’optimiser vos opérations financières.

Le choix d’un ERP implique également la prise en compte des dépenses associés. Ces dépenses incluent le coût total du système, le coût de la mise en œuvre et le coût de la maintenance. Prenez donc en considération le rapport entre le coût et la qualité ; si un logiciel ERP onéreux contient de nombreuses fonctionnalités que vous n’utiliserez pas, sa valeur pour vos activités sera relativement faible. Optez plutôt pour un ERP qui va rentabiliser votre investissement.

L’implémentation

Il est temps de penser au processus d’implémentation ! Pour avoir de bons résultats, la mise en œuvre du système ERP nécessite souvent une planification, une formation et une assistance. Vous devrez alors déterminer quels ERP seront plus simples à maitriser par votre entreprise et si les avantages supplémentaires un temps d’implémentation et de formation prolongé.

Afin de gagner du temps, vous pouvez notamment vous renseigner sur l’assistance proposée par votre fournisseur.

L’implémentation d’un ERP est-elle coûteuse ? 

Le prix d’un système ERP est souvent un frein majeur à son déploiement. Mais afin de pouvoir justifier le coût, il faut se poser les questions suivantes : pourquoi avez-vous besoin d’un logiciel ERP ? Quelles difficultés rencontrez-vous actuellement et comment l’ERP va-t-il y remédier ? Quels sont les bénéfices de ce système ? 

En y réfléchissant, vous allez probablement vous rendre compte des avantages d’un ERP : un système complet, centralisé et personnalisé qui organisera vos opérations, rendra vos équipes plus efficaces et vous apportera de meilleurs résultats commerciaux. 

Bien évidemment, lorsque vous décidez de vous lancer dans cette aventure, vous devez avoir établi au préalable votre budget, selon vos besoins mais aussi vos moyens. Ce budget peut être déterminé selon plusieurs facteurs, notamment la taille de l’entreprise, le type d’ERP (On premise ou cloud), la personnalisation et les besoins en formation.  

Qu’est-ce qu’un ERP ? : ses types

Il existe en effet deux principales catégories d’ERP :

• L’ERP on premise : le logiciel est installé localement sur les systèmes de l’entreprise. Cela signifie qu’il est accessible à l’intérieur des locaux, ce qui permet une bonne sécurité des données qui ne seront pas délocalisées.
• L’ERP Cloud : le logiciel est hébergé dans les serveurs du fournisseur. Les données sont accessibles de partout et à partir de n’importe quel appareil, ce qui est avantageux pour des collaborateurs de plus en plus mobiles. Etant donné qu’il existe une multitude de solutions cloud, il est important de déployer la meilleure solution pour votre entreprise. 

Pourquoi migrer vers un Cloud ERP ?

Que vous soyez une grande, moyenne ou petite entreprise, il est possible d’héberger votre système ERP sur vos réseaux (on premise) ou d’opter pour des applications cloud. Comme vous le savez, le cloud est aujourd’hui omniprésent aussi bien dans notre quotidien professionnel que personnel, et son efficacité pour la sauvegarde des données est irréfutable. Quels sont alors les avantages d’un Cloud ERP ? La liste ci-dessous est non exhaustive : 

•  Une implémentation aisée 

Les solutions cloud peuvent être configurées et déployées beaucoup plus rapidement que les systèmes sur site. Elles ne nécessitent qu’un minimum de temps d’arrêt pour les mises à niveau. 

Etant donné que le fournisseur gère le logiciel ERP, son installation ne requiert pas votre participation et ne va pas perturber le fonctionnement de votre entreprise.  

• Un coût d’entrée réduit 

Avec son coût d’entrée faible, le cloud ERP est particulièrement intéressant pour les jeunes startups. Il leur permet d’accéder à des fonctionnalités ERP au même titre que les grandes entreprises. Cependant, il faut faire attention à l’augmentation de ce prix lorsque l’on souhaite ajouter des fonctionnalités à ce système. Une raison de plus pour bien établir une liste de besoins avant de se lancer dans un tel projet. 

• Flexibilité et évolutivité 

Même si les membres de l’équipe sont répartis aux quatre coins du pays, ils peuvent tous renseigner des données en temps réel depuis n’importe quel appareil connecté. Tant que chacun dispose d’une connexion internet, les employés peuvent collaborer en dépit des distances géographiques.  

Par ailleurs, dans une infrastructure on-premise, faire évoluer son système est un processus coûteux et compliqué, alors que la flexibilité des solutions cloud rend possible l’augmentation ou la diminution de l’utilisation des ressources selon les besoins, permettant à l’ERP d’évoluer avec l’entreprise. Le système peut alors facilement se développer pour s’adapter à une vague d’embauche, à l’ajout d’une nouvelle activité ou de nouvelles gammes de produits. 

• Une meilleure sécurité 

La nouvelle technologie du cloud est extrêmement sécurisée grâce à un cryptage avancé, une authentification multifactorielle et d’autres mesures de sécurité essentielles intégrées à chaque élément du système. En outre, les serveurs ERP dans le cloud sont situés dans des locaux sécurisés et centralisés, ce qui réduit le risque de vol de matériel.  

• Mises à jour et maintenance 

Comme le fournisseur héberge toute l’infrastructure du système, il assure aussi la maintenance de la base de données et des serveurs, et transmet les nouvelles mises à jour à tous les clients, ce qui vous garantit un système sécurisé et conformes aux réglementations en vigueur. De plus, dans votre abonnement cloud ERP, vous avez probablement accès à une assistance 24h/24 pour résoudre immédiatement tous les éventuels problèmes.  

ERP, le passé et le futur

Afin de bien répondre à la question “qu’est-ce qu’un ERP ?”, il faut remonter dans le temps. Les systèmes ERP trouvent leur racine dans l’industrie manufacturière et leur histoire remonte aux années 60. A cette époque, les fabricants cherchaient de meilleurs moyens pour gérer, suivre et contrôler les stocks. Ils ont alors développé des solutions logicielles appelées MRP (Material Requirements Planning).

Ces systèmes ont ouvert la voie aux logiciels ERP, utilisés pour la première fois dans les années 90 et étendus au-delà de la gestion des stocks pour inclure d’autres fonctions telles que la comptabilité, la finance, les achats, etc.

Et ce n’est pas fini ! L’ERP continue à évoluer et à se redynamiser grâce à l’essor technologique. Depuis leur création, les systèmes ERP ont gagné en modernité et en facilité d’utilisation, améliorant considérablement l’expérience utilisateur.

Il y a à peine quelques années, les applications mobiles ERP étaient encore une ambition. Aujourd’hui, de plus en plus de solutions ERP sont adaptées à l’utilisation mobile. Ces applications favorisent la création, l’accès et le partage des données en temps réel, une caractéristique particulièrement intéressante pour les PME. De plus, les systèmes ERP sont devenus encore plus efficaces avec l’automatisation des processus robotisés (RPA) capable de traiter les tâches répétitives et routinières effectuées manuellement, libérant ainsi les collaborateurs qui peuvent se pencher sur des problématiques à plus haute valeur ajoutée.

A la vitesse des avancées technologiques actuelles, on parlera dès demain de l’intégration des technologies émergentes telles que l’Internet des objets, le machine learning et la blockchain, etc. à l’ERP.

Alors quid de l’ERP de demain ?

Votre organisation est-elle prête à suivre le rythme effréné de ces évolutions ?

Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, les solutions ERP Microsoft Dynamics vous apportent les meilleurs outils pour gérer l’ensemble des opérations de votre entreprise.