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Nombreuses sont les entreprises qui aspirent à créer et instaurer une culture des outils collaboratifs. En effet, la « culture du partage » en entreprise a donné naissance à des logiciels permettant de travailler en groupe et fait évoluer les modes de travail. Intelligence collective, transparence et sentiment d’appartenance, le travail collaboratif révolutionne le quotidien des salariés.
Si l’on en croit une étude Gartner, l’utilisation des outils de travail collaboratifs a augmenté de 44% depuis le début de la crise du covid-19 et 80% des salariés utilisent ces logiciels dans le cadre de leur travail. L’avènement du télétravail a généralisé les réunions en distanciel et, par ricochet, rendu les réunions en présentiel minoritaires. Elles ne devraient d’ailleurs pas représenter plus de 25% d’ici 2024.
Parallèlement à cette étude, une autre réalisée par OpinionWay pour Slack montre que 75% des employés français ont utilisé des applications de visioconférence. Même si une large majorité d’employés éprouve une certaine lassitude vis-à-vis de ces outils collaboratifs, les entreprises expriment leur volonté d’étendre, en complément de la visioconférence, leur gamme de solutions de collaboration numérique, notamment au niveau de :
- La gestion des connaissances (14%)
- La gestion de projet (14%)
- La gestion d’un intranet social ou d’une messagerie instantanée (16%)
Selon l’enquête Yougov réalisée pour Atlassian en 2021, sur un échantillon de 1 032 salariés français*, 48% des sondés déclarent utiliser jusqu’à 3 solutions numériques différentes au travail pour la collaboration, la gestion de projet et la communication, et 32% en utilisent entre 4 et 10 outils collaboratifs. Ces chiffres illustrent que les collaborateurs sont demandeurs de plus de moyens de collaboration.
Cela nous amène donc à nous interroger sur la réelle valeur ajoutée des outils collaboratifs au sein d’une entreprise ? Quelles sont les principales raisons qui les poussent à investir dans de tels logiciels ?
Découvrez le top cinq des avantages non-négligeables qui poussent les entreprises à investir dans les outils collaboratifs.
Améliorer la communication interne par l’utilisation d’outils de travail collaboratifs
Les outils collaboratifs ont rendu plus efficaces les processus d’entreprise, que ce soit dans le cadre d’échanges entre les employés d’une même équipe ou même entre différents services. Au-delà des intranets, l’utilisation des réseaux sociaux corporate tels que Yammer offre un espace de travail d’équipe où l’on peut échanger des idées et avancer sur les projets dans le cadre de réunions web ou de visioconférences par exemple. Ces applications collaboratives aident à fluidifier la communication interne et facilitent de facto l’onboarding des nouveaux collaborateurs.
Renforcer l’interaction avec les clients par les outils collaboratifs
Parmi les objectifs fixés par les entreprises lorsqu’il s’agit d’investir dans des technologies collaboratives, le service client est généralement aux abonnés absents. Néanmoins, de nombreuses entreprises déclarent que ces dernières ont amélioré leur capacité à interagir avec leurs clients, au même titre que la qualité de leur service. Grâce à un travail d’équipe et à une communication interne efficace, les incidents peuvent être résolus rapidement, quantaux besoins des consommateurs, ils sont plus facilement identifiés.
Accélérer la prise de décision
Les portails collaboratifs, qui fonctionnent comme un référentiel de gestion de documents, deviennent des outils de collaboration essentiels pour les entreprises. Disposer d’une information actualisée, centralisée et disponible en permanence offre d’importants atouts au moment où il faut prendre des décisions judicieuses et stratégiques. Dans un contexte où le marché actuel évolue rapidement, ces processus sont opérés dans des délais de plus en plus courts.
Augmenter la productivité grâce aux logiciels collaboratifs
Les outils collaboratifs permettent d’augmenter l’efficacité des employés. A l’aide de ces solutions intégrées, il est possible de travailler n’importe où et depuis n’importe quel appareil, d’accéder aux informations rapidement et simplement, de partager les données les plus pertinentes avec tous les membres de l’entreprise et d’améliorer la qualité du travail en équipe.
Accroître les ventes et les bénéfices
Finalement, tous ces avantages se traduisent indirectement par une augmentation des ventes et des bénéfices pour votre organisation. Même si cela ne se reflète pas directement sur le retour sur investissement, la culture des outils collaboratifs s’avère payante sur le plan de la réduction des coûts, de l’amélioration de la productivité et de l’acculturation des utilisateurs.
La transformation digitale est donc un enjeu primordial qui doit s’inscrire dans la stratégie de l’entreprise. Elle implique de repenser l’intégralité de l’organisation pour intégrer de nouvelles technologies digitales au cœur de son activité. Pour les entreprises souhaitant atteindre le degré de maturité numérique le plus élevé, recourir à ces logiciels de travail collaboratifs apparaît comme une évidence. Cependant, certaines d’entre elles ignorent à quel niveau elles se situent. Un diagnostic de maturité numérique leur permettra de l’évaluer d’autant que les résultats fournis à l’issue de ce test seront des indicateurs précieux pour mettre en œuvre la stratégie la plus adaptée à leurs besoins.
Après avoir déployé ces solutions collaboratives, il faut naturellement former de manière adéquate le plus grand nombre d’employés à leur utilisation. Pourtant, toujours selon l’enquête Yougov, un tiers des utilisateurs se heurte à une faible réceptivité de la part des équipes en matière de collaboration numérique. Il faut donc faire adhérer et convaincre ces employés potentiellement réfractaires à l’usage de ces applications collaboratives. C’est un des défis que les entreprises doivent relever pour renforcer la collaboration numérique et en tirer profit sur le long terme.
Convaincus que les outils collaboratifs peuvent vous rendre, vous et vos équipes, plus productifs ? N’hésitez pas à étudier des solutions telles que Microsoft 365 qui réunit un ensemble d’applications issues de Microsoft Office. Ce logiciel intègre notamment la suite bureautique : Word, Excel, Powerpoint, Outlook mais également un ensemble d’outils sécurisés et hébergés dans le cloud tels que OneNote, SharePoint, Teams, OneDrive, Yammer, Planner, Skype Entreprise.
L’intelligence collective, plutôt que le travail individuel, étant dans l’intérêt de toutes les entreprises, il est désormais capital de s’orienter vers un management et des solutions informatiques axées autour de la collaboration.
*Pour le Collaboration Maturity Survey, l’éditeur Atlassian a mandaté l’institut YouGov pour réaliser une enquête en ligne sur la collaboration numérique, en France et en Allemagne. Au total, 254 décideurs français et 1032 salariés ont été interrogé
