De tijd dat je een bedrijfsapplicatie op een eigen server installeerde is voorbij. Misschien kijk je met het oog op het beheer van je applicatie nu met enige spanning naar de toekomst. Want het had wel iets makkelijks. Als de applicatie was geïnstalleerd, bleef het technisch wel werken, tenzij er iets aan de techniek veranderde. En dat gebeurde niet zo snel, een beheerder probeert een bestaande situatie zo stabiel mogelijk te houden. Het technisch beheren van applicaties beperkte zich tot het maken van een goede back-up. In een stabiele omgeving beperkt het functioneel beheer zich vaak tot het onderhoud van masterdata zoals artikelen, klanten etc. en het controleren van overige instellingen.
Nu meer en meer applicaties naar de cloud gaan, verandert zowel het technisch als het functioneel beheer. Het technisch beheer wordt voortaan door de cloudbeheerder uitgevoerd. Maar ook het functioneel beheer verandert: cloudversies veranderen veel sneller dan vroeger, en daarmee moet ook het functioneel beheer actief letten op wijzigingen, die in de applicatie worden aangebracht.
Eén beheer omgeving
Met de komst van Dynamics 365 for Finance and Operations heeft Microsoft zelf het technisch beheer voor de productie omgevingen in handen. Alle beheer-activiteiten op de servers, in de software en in de database worden uitgevoerd door Microsoft. De klant heeft geen enkele toegang tot de servers van productie-omgevingen. Ook op de andere omgevingen, zoals test- en ontwikkelomgevingen heeft Microsoft een stevige vinger in de (beheer) pap. Microsoft hanteert strikte regels waar je je aan moet houden.
De klant heeft uiteraard wel invloed op het beheer. Daarvoor heeft Microsoft een beheer-portal ontwikkeld: LCS (LifeCycle Services). Daar zijn gedefinieerde services beschikbaar. Denk hierbij aan het deployen van nieuwe versies van maatwerk of bijvoorbeeld het analyseren van performance. LCS is ook de plaats waar je kunt zoeken naar (bekende) issues, beschikbare hotfixes etc., waar activiteiten worden gepland, waar service calls worden gemaakt of issues worden gemeld. Op LCS kan je ook zien welke nieuwe functionaliteiten in de nieuwste versie zitten.
Eén versie
Microsoft is voor D365FO namelijk overgegaan naar een ‘one version policy’. Dat betekent: elke gebruiker altijd op de laatste versie. Het wordt met ERP vergelijkbaar als met Windows of Office: de software wordt regelmatig bijgewerkt naar de laatste versie. Er zijn 8 updates per jaar. Daarmee hoeft Microsoft minder verschillende versies te onderhouden. Maar het is ook gunstig voor de gebruikers. Elke nieuwe versie bevat nieuwe functionaliteiten en uiteraard bugfixes.
Microsoft wil (en dwingt dat tot op zekere hoogte ook af) dat alle klanten mee blijven gaan naar de laatste versie. Microsoft hanteert standaard een periode van 1 week om te testen. Eerst wordt de Sandbox of Acceptatie omgeving bijgewerkt, een week later de productie omgeving. Maar soms komt dat slecht uit want een omgeving moet uit de lucht voor een upgrade en er moet getest worden. Gelukkig is het mogelijk om zelf de upgrades te plannen zodat je meer tijd hebt om te testen.
In LCS is er ook de mogelijkheid om een versie over te slaan. De volgende versie neemt de vorige versie dan alsnog mee; versies zijn cumulatief. Je kunt echter niet onbeperkt versies uitstellen of overslaan. Minimaal twee keer per jaar moet je op de laatste versie zitten.
Door altijd op de laatste versie te zitten, zijn de wijzigingen en daarmee de impact op de omgeving, beperkt, maar niet afwezig. Al is het alleen al dat de nieuwste versie getest moet worden, voordat hij naar productie gaat. Voor het testen zijn wel testtools beschikbaar zodat je de tijd die nodig is om te testen kunt beperken. De rol van functioneel beheer gaat wel wijzigen. Proactief zal gekeken moeten worden welke nieuwe functionaliteiten meegeleverd gaan worden en of en hoe deze toegepast gaan worden in de organisatie. Ook hier ondersteunt Microsoft het beheer door de mogelijkheid te bieden om niet verplichte features aan of uit te zetten.
Ontwikkelen van Software
Elke ERP-implementatie kent maatwerk. Om de ‘one version policy’ mogelijk te maken moet het maatwerk aan bepaalde eisen voldoen. Daarover (en meer) vertellen we in een volgend blog.
Wil je weten wat Prodware voor jou kan betekenen neem dan contact met ons op.
