Con la llegada de la digitalización de las empresas, las oficinas y los recursos materiales han pasado a un segundo plano dando protagonismo a las aplicaciones y los recursos online. Gracias a las herramientas digitales, a la automatización de tareas y procesos y al teletrabajo, cada día es más fácil trabajar únicamente con un ordenador con conexión wifi.

Esta nueva manera de trabajar influye directamente en la comunicación interna de las empresas, que deben encontrar la receta para que las herramientas digitales les ayuden a optimizar la comunicación y los procesos del día a día.

Estas son algunas ideas para mejorar la comunicación entre los empleados de una empresa:

Chats por equipos

A la hora de llevar a cabo un proyecto común entre varios empleados, es fundamental contar con una herramienta para chatear en grupo que permita una comunicación fluida y ágil entre ellos. Además, es una manera rápida y sencilla de compartir contenidos, como documentos con los que se está trabajando, capturas de pantalla o cualquier otro tipo de archivo.

Mediante una aplicación con estas características se puede acceder al historial del chat en cualquier momento, lo que puede ser muy útil para repasar temas que se hayan tratado anteriormente.

Reuniones de vídeo o voz

Las reuniones son una de las prácticas más habituales en las empresas, sean del tamaño que sean. Por ello es fundamental contar con una herramienta que permita realizarlas de manera telepresencial para que puedan hacerse desde cualquier lugar, con o sin imagen de vídeo y de manera más cómoda que una llamada tradicional de trabajo.

Si además en la misma plataforma se pueda acceder rápidamente a documentos, a otras webs y a las aplicaciones que se usen con frecuencia y compartirlos, la comunicación mejorará notablemente y, con ello, la productividad de los grupos de trabajo.

Fácil acceso a los documentos

Una de las mayores complicaciones en los equipos de trabajo es el acceso a los documentos. Suele haber carpetas duplicadas con versiones diferentes, ya que cada uno los tiene en su ordenador, y para compartirlos se utiliza el email con los límites de peso de los archivos que conlleva.

Con el objetivo de mejorar estas situaciones tan habituales en las compañías existen plataformas en la nube que permiten trabajar de manera colaborativa, de manera segura e integrada.

Acceso desde móviles y tabletas

Hoy en día es fundamental tener la capacidad de trabajar desde cualquier ubicación con conexión a internet, como ocurre en las organizaciones donde los empleados están repartidos en diversas localizaciones en todo el mundo.

Otro ejemplo de ello es la colaboración con agencias externas para ciertos servicios o las propias necesidades de un comercial de reunirse con diferentes clientes constantemente. En este contexto es imprescindible el acceso a los documentos e información de la empresa desde un espacio común de trabajo con interfaz web y para dispositivos móviles.

Personalizar el espacio de trabajo

Cada departamento funciona de diferente manera. Personalizar el espacio de trabajo con pestañas, conectores y complementos, así como que resulte muy intuitivo y fácil simplifica las tareas diarias. Las necesidades de los diferentes proyectos supondrán el uso de unas herramientas más que otras y por lo tanto su configuración y acceso mejorarán el desarrollo de las tareas y procesos.

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