La salud financiera de una pyme es uno de los aspectos que más preocupan a muchos empresarios. En numerosas ocasiones es de vital importancia un seguimiento eficaz de las facturas, tanto de su fecha de vencimiento como de su posterior reclamación en caso de impago. Para una pyme, no cobrar a tiempo puede significar no poder cumplir con sus obligaciones de pago.

Esto conlleva a una persecución de los clientes que genera más costes, que se suman al esfuerzo que el equipo de trabajo dedicado al cobro, que les impide dedicarse a otras tareas del departamento. Sin embargo, con la llegada de la digitalización, empiezan a aparecer soluciones tecnológicas para ayudar a las pymes con la gestión del recobro.

Estos son los cinco aspectos que debería incorporar una buena herramienta tecnológica a la hora de digitalizar el departamento financiero de una pyme:

1. Centralizar la información

En muchas ocasiones, los procesos de recobro son aislados y no permiten disponer de toda la información del cliente en un único repositorio de datos. Lo recomendable es centralizar los datos de diferentes fuentes en un solo lugar. De esta manera, con un proceso sencillo de carga de información, se puede hacer seguimiento de los principales KPI y disponer de diferentes vistas para su análisis.

2. Una solución ágil y de fácil configuración

Si la instalación de la herramienta es sencilla, el proceso de digitalización del departamento financiero será más fácil. Siempre existe el miedo al cambio, sobre todo ante procesos que llevan muchos años haciéndose de una misma manera.

Pero si la solución tecnológica te permite configurar el entorno y crear flujos en pocos pasos sencillos, se conseguirá agilizar el trabajo de los agentes y simplificar los procesos internos.

3. Usabilidad, accesibilidad y movilidad

La herramienta para gestionar el recobro debe ser eficiente, flexible y ágil. Lo importante es poder acceder a toda la información de una manera intuitiva y fácil, desde cualquier lugar y encontrando lo que se busca en un clic.

A esto hay que sumarle la posibilidad de configurar los procesos para que puedan hacer lo más automáticamente posible. ASsí se podrán establecer fechas de vencimiento, crear expedientes de cobro y acordar nuevos vencimientos.

4. Establecer avisos y alertas

Para el seguimiento constante de deuda, se pueden automatizar los procesos al configurar avisos y alertas que avisen de los plazos de cobro y que envíen correos electrónicos con recordatorios a los clientes. Así las personas encargadas de estas tareas encontrarán más fácil su labor y tendrán tiempo para dedicarle a otras gestiones.

5. Personalización para cada cliente

En una pyme hay múltiples tipos de cliente, y cada uno de ellos tiene unas condiciones diferentes de cobro. Para facilitar a las compañías el proceso de recuperación de deuda hay herramientas que te ayudan a automatizar los procesos con una estructura diferenciada por perfiles.