Adieu les papiers : la facturation électronique comme nouvelle norme

Dans le monde des affaires, la facturation se trouve au cœur même de l’activité des entreprises. Elle permet de s’assurer que les paiements sont effectués à temps, de suivre les comptes clients et d’obtenir des données importantes pour la gestion de l’entreprise. C’est donc un outil de gestion indispensable pour la santé financière d’une entreprise, ainsi que pour la satisfaction des clients qui ont besoin de preuves écrites de leurs transactions. Cependant, ce processus peut rapidement virer au cauchemar. Document perdu, saisie erronée, charge de travail… Qui n’a jamais rencontré de tels soucis ?

Avec l’évolution rapide de la technologie, et afin d’optimiser la gestion financière, la facturation électronique est en train de devenir la nouvelle norme, remplaçant progressivement la facturation papier. Vous avez peut-être remarqué qu’à votre passage en caisse, on vous a demandé si vous souhaitiez un reçu papier ou numérique. Le retail et la distribution sont deux secteurs parmi d’autres où la e-facture commence à se démocratiser. Cette évolution sera notamment un levier puissant de modernisation et de lutte contre la fraude fiscale.

En effet, depuis le 1^er Janvier 2020, la facture électronique est devenue obligatoire pour toutes les entreprises, lorsqu’elles émettent des factures destinées à des entités publiques. La plateforme dématérialisée et sécurisée Chorus Pro a été créée à cet effet. D’autres obligations seront également imposées progressivement à partir de juillet 2024 et jusqu’au 1^er janvier 2026.

Les avantages économiques de la facturation électronique

Commençons par définir simplement la facture électronique : c‘est une facture émise, transmise et reçue dans un format de données structuré qui permet un traitement automatique et électronique.

Bien entendu, elle présente de nombreux avantages économiques pour les entreprises :

• Tout d’abord, elle réduit considérablement les coûts de traitement des factures, en éliminant les coûts de papier, d’enveloppes, d’affranchissement, de manutention et de stockage.
• En outre, la dématérialisation de la facture permet aux entreprises d’améliorer la gestion de leur trésorerie. Les factures transmises par voir électronique sont traitées plus rapidement que les factures papier, ce qui simplifie et fluidifie les échanges avec les clients et évite les retards de paiement.
• Contrairement aux factures papier qui nécessitent des espaces de stockage importants et des conditions de conservation spécifiques, les e-factures sont plus faciles à stocker et à consulter. Certains coffres-forts, tels que celui de la solution Sage efacture, proposent un espace d’archivage sécurisé et rapidement accessible.
• Cette nouvelle loi est aussi une bonne nouvelle pour l’environnement et pour nos précieuses sources d’oxygène : les arbres. En éliminant l’utilisation de papier, la facture électronique réduit la quantité de déchets produits par les entreprises. Selon l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (ADEME), la production d’un kg de papier équivaut à 0,919 kg de CO2. Quant au numérique, il a également son bilan carbone assez conséquent. Mais, en optimisant son utilisation, il permet une économie substantielle. D’ailleurs, l’empreinte carbone du numérique tend vers l’amélioration dans les années à venir, d’autant plus que ce sujet s’impose de plus en plus dans la société.

Les étapes pour mettre en place la facturation électronique

Avant l’entrée en vigueur des nouvelles obligations, les entreprises doivent se préparer en amont afin d’assurer une transition sereine et fluide.

Il s’agit tout d’abord de bien comprendre cette réforme imposée par le gouvernement français ; objectifs, calendrier, impacts, plateformes, etc. Vous pouvez retrouver les informations détaillées sur le site du gouvernement. Une fois tout est bien limpide, nous recommandons de commencer ce processus par un état des lieux de l’entreprise : évaluation des ressources internes afin de détecter éventuellement les besoins en formations et/ou en recrutements, évaluation du niveau de digitalisation, organisation des processus comptables et financiers, etc.

L’étape suivante consiste à évaluer les solutions de facturation électronique parmi celles disponibles sur le marché. Il est important de prendre le temps d’identifier la solution qui convient le mieux à votre business en fonction de vos besoins et de votre budget.

Et pour finir ce projet de transition en beauté, il faut conduire le changement auprès des différents acteurs en garantissant l’accessibilité de l’information, et mettre en place une infrastructure technologique adaptée aux métiers de votre entreprise.

Comment signer la facture électronique ?

Evidemment, on ne fait pas tout ce chantier pour finalement imprimer la facture et la signer… La signature, elle aussi, se fait par voie électronique.

La signature électronique est une méthode permettant d’authentifier les e-factures lors de leur émission et de leur réception. Cette procédure consiste à apposer une signature numérique sur le document électronique, garantissant ainsi son intégrité et son authenticité. Elle engage son auteur tout autant que la facture manuscrite.

La signature électronique est basée sur un algorithme cryptographique qui permet de vérifier l’identité de l’émetteur et de garantir l’intégrité du document. Grâce à cette méthode, les factures électroniques peuvent être transmises en toute sécurité, sans risque d’altération ou de falsification. Son implémentation est en outre peu couteuse et assez rapide.

Sur le plan juridique, les entreprises peuvent adopter la signature électronique en toute confiance, puisqu’elle est encadrée par deux textes de loi : le règlement européen eIDAS de 2014 et la loi française 2000-230 du 13 mars 2000. Sur le plan technologique, des solutions intuitives, comme DocuSign, sont aujourd’hui certifiées, répondent aux normes de sécurité, et garantissent l’intégrité du document signé.

Progressivement, tous les pays adoptent la facturation électronique, qui est une évolution inévitable, à l’ère du numérique. La France, elle aussi, met lentement à jour ses systèmes afin d’intégrer la facturation électronique à toutes les transactions. Cependant, cette transition doit être préparée minutieusement en amont et s’accompagner d’un changement de culture et de processus au sein de l’entreprise, qui doivent anticiper cette évolution et se former aux outils et aux nouvelles réglementations. La facturation électronique est donc une solution d’avenir pour optimiser sa stratégie financière et commerciale qui est amenée à se généraliser.

La dématérialisation de la facture suscite votre intérêt ? Comme cette dernière s’imposera bientôt comme une norme incontournable, nous vous invitons à télécharger ce livre blanc qui détaille les opportunités de la facture électronique.