De laatste jaren heeft Microsoft volledig ingezet op cloud first, mobile first. De ruwe schetsen van vier jaar geleden hebben inmiddels duidelijke vormen gekregen. De ERP-oplossing voor (middel)grote bedrijven, Dynamics 365 for Finance and Operations, draait nu al drie jaar in de cloud. Tijd om iedereen, die nu ook wel geïnteresseerd begint te raken, eens bij te praten met een serie blogs. Deze derde blog gaat over de toekomstbestendigheid van uw ERP-oplossing en uw aandeel daarin.
Klik hieronder om door te gaan naar de andere blogs uit de serie:
#1 De ontwikkeling van Dynamics 365 Finance and Operations, ERP in de cloud
#2 Wat maakt het uit of uw ERP-oplossing on-premise of in de cloud draait?
“Met on-premise kun je tenminste kiezen of je updates doorvoert”
Dat klopt. En de meeste bedrijven doen dat vervolgens niet, waardoor de cloud oplossing vanzelf de meest up-to-date oplossing van de twee wordt en ook de enige toekomstbestendige optie is.
Helaas gaat het continu bijwerken van Dynamics 365 for Finance and Operations niet helemaal automatisch. Daar moet wel wat voor gebeuren en daar kunt u niet onderuit. Microsoft pusht maandelijks een update. U kunt dat zien als in 120 stappen naar een nieuw systeem gaan in plaats van één keer in de tien jaar een volledige upgrade uitvoeren.
Het is heel belangrijk om het continu bijwerken dan ook daadwerkelijk te zien als maandelijkse mini-upgrade’s met een vergelijkbare impact als een echte upgrade:
- Het moet duidelijk zijn wie wat doet en wie waar verantwoordelijk voor is.
- De release notes moeten tijdig doorgenomen worden en getoetst tegen de eigen applicatie.
- De update moet eerst in acceptatie getest worden.
- Indien van toepassing, moeten gebruikers geïnformeerd worden over de wijzigingen.
Microsoft probeert hierbij zoveel mogelijk te ondersteunen:
- De release notes worden tijdig uitgegeven.
- U kunt een tijdsraam opgeven waarbinnen de updates uitgevoerd moeten worden.
- Er komt een waarschuwingsmail voor de update van de acceptatieomgeving.
- U heeft een week om te testen.
- Er komt een waarschuwingsmail voor de update van de productieomgeving.
- Het is mogelijk om tijdelijk het updaten stop te zetten, maar zodra dit weer aangezet wordt, komen uiteraard alsnog alle updates door.
Nogmaals, u krijgt daar een toekomstbestendige omgeving voor terug. Het is echter wel belangrijk om uw organisatie hierop in te richten. Wij adviseren u hier uiteraard graag in.
“Met de cloud is toch geen maatwerk meer mogelijk?”
Uw bedrijf is heel bijzonder en ondanks de brede functionaliteit van Dynamics 365 for Finance and Operations ontkomt ook uw bedrijf niet aan het in meer of mindere mate specifiek maken van de oplossing. Juist omdat uw bedrijf daar onderscheidend in is.
Uiteraard is dat nog steeds mogelijk, ook met een cloud oplossing. Daarvoor eist Microsoft van haar partners nadrukkelijk wel om op de juiste wijze deze aanpassingen door te voeren. Dit heet in vaktermen extensions, een term die u meteen weer mag vergeten. Die onthouden wij wel voor u.
“Met on-premise blijven de bedrijfsgegevens ten minste in het pand”
Beveiliging van bedrijfsgevoelige informatie is een essentiële overweging bij de keuze voor een ERP-applicatie waarin zowel geld- als goederenstromen en soms ook persoonsgegevens worden beheerd. Dan voelt het een stuk veiliger om deze gegevens op een server in het bedrijfspand te hebben.
Er zijn ongetwijfeld bedrijven die de beveiliging van hun serverpark prima op orde hebben. Microsoft beschermt de servers echter beter dan een bedrijf, die ICT niet als core-business heeft, ooit zal kunnen.
Een groot voordeel van de cloud is uiteraard dat uw medewerkers overal toegang hebben. Daarover zometeen meer. Maar let op. Daarvoor moet de beveiliging van de werkplek uiteraard goed geborgd zijn, nog meer dan met de traditionale desktop op het vaste bureau. Want cloud of on-premise, de zwakste schakel in de beveiliging van uw gegevens blijft nog steeds uw medewerker.
Cloud first, mobile first
Uiteraard zijn er tools om ook een on-premise omgeving op afstand te benaderen. Maar het hele concept van Dynamics 365 for Finance and Operations is één en al bereikbaarheid. Overal kan direct via een webbrowser op de omgeving ingelogd worden. De magazijnmedewerkers melden via hun scanner de goederenbewegingen rechtstreeks terug naar Finance and Operations. Met de geïntegreerde mobiele apps zijn gebruikersvriendelijke functionaliteiten op uw mobiele telefoon beschikbaar. Bijvoorbeeld om een verkooporder in te geven of een factuur goed te keuren. Ingebakken in de oplossing kunnen rapportages met de zeer toegankelijke Power BI oplossing bekeken worden. Data kan gemakkelijk ontsloten en zelfs bijgewerkt worden via Excel. Door het cloud model is er nog veel meer mogelijk gecombineerd met andere cloud oplossingen zoals PowerApps.
Uw medewerkers zijn in hun dagelijkse werk waarschijnlijk niet bezig met het licentiemodel van de software die ze gebruiken of hoe het beheer van de omgeving geregeld is. Maar het overal kunnen werken en het makkelijk kunnen combineren van gegevens, dat is wat zij elke minuut van de dag opnieuw volledig kunnen benutten. Daar worden zij blij van en dat brengt uw bedrijf veel meer efficiëntie.
Wat u mag onthouden?
Cloud heeft veel voordelen:
- Licentiemodel met mogelijkheid makkelijk te schalen.
- Continu de laatste technologie, ook wat betreft de beveiliging van de omgeving.
- Toegankelijkheid en flexibiliteit voor uw medewerkers.
En er zijn een aantal zaken die aandacht nodig hebben:
- Maandelijkse updates doorvoeren.
- Beveiligingsrisico door medewerkers.
Meer dan cloud
Zoals al eerder aangegeven kiest u met Finance and Operations voor een toekomstbestendige cloud oplossing met de hierboven genoemde voordelen. U kiest echter ook voor de wereld aan extra mogelijkheden. Daarover een volgende keer meer.
Heeft u in de tussentijd vragen? Schroom zeker niet om contact met mij op te nemen. Ik sta u graag te woord.
