Jede Stunde werden für die weltweite Herstellung von Papierprodukten Waldflächen in der Größe von 500 Fußballfeldern abgeholzt. Als ich diese Zahl der Umweltstiftung WWF Deutschland das erste Mal las, war ich schockiert. 500 Fußballfelder! Muss das in Zeiten von E-Book, Cloud Computing und Mobility wirklich sein? Wahrscheinlich lässt sich Papier aus Büros oder Schulen nicht komplett verbannen: Aber irgendwie muss es doch möglich sein, die Symbiose aus Papier und Computer zu optimieren. Es gibt doch so viele clevere Ideen in Sachen Dokumentenmanagement oder Geschäftslösungen, die helfen, Papierdokumente im Büro zu reduzieren. Selbst das Print-Flaggschiff Encycloaedia Britannica stellt nach 244 Jahren seine gedruckte Ausgabe ein und veröffentlicht die renommierten Nachschlagewerke künftig nur noch digital. Befinden wir uns also auf dem Weg in eine papierlose Zukunft?
Papierlose Büros sind derzeit leider kaum vorstellbar. Zu viele Studien erklären, dass der Papierverbrauch steige und auch künftig nicht abnehmen werde. Schuld sind Technik und Mensch: Wer 1980 eine Ausarbeitung zehn Mal haben wollte, musste an die Schreibmaschine und tippen. Heute stehen Kopierer, Drucker und Co. überall parat und schnell wird „Drucken“ geklickt. Hier muss ein Umdenken stattfinden. Wir sollten uns immer wieder fragen: Brauche ich dieses Dokument wirklich auf Papier? Moderne Geschäftslösungen und Techniken können uns bei diesem Vorhaben wunderbar unterstützen. Microsoft bietet mit seinen ausgefeilten Technologien beispielsweise eine sehr gute Grundlage: So lassen sich sämtliche Office- und Geschäftsanwendungen miteinander verknüpfen, wodurch Informationen und Dokumente automatisch immer und überall verfügbar sind. Gerade für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, ist es naheliegend, das Büro möglichst papierlos zu halten. Weitere Wege beschreitet Microsoft mit der Lösung Lync: Das Unified Communications-System bietet räumlich verteilten Arbeitsgruppen zahlreiche Möglichkeiten, um gemeinsam vernetzt zu arbeiten. Desktop-Sharing etwa macht das Versenden und Ausdrucken von Dokumenten oder Präsentationen überflüssig – mehrere Mitarbeiter an verschiedenen Standorten können einfach gemeinsam an Projekten arbeiten und Inhalte präsentieren. Auch wenn genügend ausgefeilte Technik vorhanden ist, um den Umgang mit Dokumenten zu optimieren – letztendlich liegt es an uns, wie konsequent wir den Traum des papierlosen Büros in die Tat umzusetzen versuchen, vom Praktikanten bis zum Konzernchef.
Doch was können wir neben Selbstdisziplin unternehmen, um die Altpapiertonne zu entlasten? Wie wäre es beispielsweise, Anbieter von Gratiskatalogen, Flyern oder Werbeblättchen zu kontaktieren: Wir möchten bitte nicht länger auf Ihrer Adressliste stehen! Zur papierlosen Archivierung lassen sich elektronische Dokumente zudem als PDF abspeichern. Also nicht sofort „Drucken“ klicken! Büroscanner sowie kleine mobile Geräte helfen darüber hinaus, Papierdokumente elektronisch abzulegen und festzuhalten. Das Kopieren entfällt. Eine weitere gute Idee sind digitale Signaturen: Verträge müssen nicht länger unterzeichnet und zurückgefaxt werden. Alles findet elektronisch statt – wieder Papier gespart. Und drucken Sie eigentlich schon doppelseitig? Ein weiterer Vorschlag: Notizen oder Ideen lassen sich wunderbar auf Smartphone oder Tablet festhalten. Jede Einkaufsliste, die ohne Papier auskommt, ist eine gute Liste! Eine hilfreiche App ist hierbei Evernote.
Nachhaltigkeit bedeutet soziale Verantwortung oder Corporate Social Responsibility für alles, was vom Unternehmen beeinflusst wird: Mitarbeiter, Umwelt und wirtschaftliche Aspekte. Für Prodware und die Menschen, die bei und für uns arbeiten, ist Nachhaltigkeit das A und O. Im Jahr 2010 haben wir zehn Projekte definiert, um unsere Umsetzungsstrategie zur Nachhaltigkeit voranzutreiben. Seit 2011 erstellt Prodware jährlich einen Nachhaltigkeitsbericht auf Basis der GRI-Standards.
