In einer von Informationen überfluteten Welt sind strukturierte Daten wertvoll, während unstrukturierte Daten Kosten verursachen. Unternehmen aller Branchen sehen sich einem wachsenden Problem gegenüber: Einerseits sammeln sie mehr Daten als je zuvor, andererseits ist ein Großteil davon in PDF-Dateien, gescannten Dokumenten, alten Verträgen und nicht durchsuchbaren Berichten gespeichert. Diese unstrukturierten Formate sind nicht nur schwer zu verwalten, sondern sie schränken auch den Blick auf das Geschäft ein, bergen Risiken und beeinträchtigen die Produktivität.
Dennoch steigen die Erwartungen an Agilität, Automatisierung und Intelligenz weiter. Kunden verlangen schnelleren Service. Mitarbeiter erwarten intelligentere Tools. Und Führungskräfte möchten für jede Technologieinvestition eine Rendite erzielen.
Wie können Unternehmen also die Lücke zwischen Datenüberflutung und Entscheidungsintelligenz schließen, ohne sich in langwierige und kostspielige Transformationsprojekte zu stürzen?
Wir präsentieren Prodware “AI File Genie”, unseren SaaS-Ansatz für Dokumentenintelligenz
Mit AI File Genie bietet Prodware eine neue, auf künstlicher Intelligenz basierende Plattform für intelligente Dokumente.
Sie unterstützt Unternehmen dabei, unstrukturierte Inhalte zu extrahieren, zu strukturieren und anzureichern – und das mit der Flexibilität und Skalierbarkeit eines Software-as-a-Service-Modells.
AI File Genie ist kein weiteres Dokumentenmanagement-Tool. Es ist vielmehr ein intelligenter, cloudbasierter Agent, der
- Metadaten und wichtige Informationen aus Dokumenten extrahiert.
- Inhalte klassifiziert, strukturiert und anreichert, um die Suche und Automatisierung zu optimieren.
- Einmalige Datenumwandlungsprojekte oder laufende Geschäftsprozesse unterstützt.
Er lässt sich nahtlos in Microsoft 365, Power BI und Power Automate integrieren und bietet eine lückenlose Rückverfolgbarkeit, die eine Auditierung und Compliance ermöglicht.
Kurz gesagt: Er verwandelt Dokumentenchaos in strukturierte, nutzbare Daten.
Die geschäftliche Realität zeigt: Unstrukturierte Daten sind kostspielig
Laut Branchenstudien sind mehr als 80 Prozent der Geschäftsdaten unstrukturiert. Das bedeutet, dass der Großteil davon nicht direkt durchsuchbar oder nutzbar ist und nicht mit Systemen verbunden ist, die Prozesse vorantreiben. Diese Diskrepanz führt zu:
- Zeitverlust durch manuelles Suchen oder erneutes Eingeben von Informationen
- Verlust von Erkenntnissen aus isolierten Inhalten
- Verpasste Compliance-Trigger
- Mangelhafte Datenhygiene bei Systemmigrationen
- Langsamerer Einführung neuer Plattformen aufgrund unübersichtlicher Altdateien
Die Auswirkungen sind sowohl operativer als auch finanzieller Natur. Manuelle Arbeit, schlechte Datenqualität und stockende Transformationsbemühungen führen unmittelbar zu Produktivitätsverlusten und erhöhen die Risiken.
Warum SaaS? Der strategische Vorteil von Datenintelligenz auf Abo-Basis
In der Vergangenheit mussten Unternehmen hohe Anfangsinvestitionen (CapEx) für IT-Lösungen tätigen. Lange Implementierungszyklen, feste Lizenzen und erhebliche Vorabinvestitionen waren damals die Regel.
Heute bietet die Umstellung auf Software-as-a-Service-(SaaS)- und Betriebsausgabenmodelle (OpEx) einen intelligenteren Weg in die Zukunft.
Kostenvorhersagbarkeit: Mit AI File Genie wissen Sie vor jeder Nutzung, welche Kosten auf Sie zukommen.
Skalierbarkeit: Sie bezahlen nur für das, was Sie benötigen. Wählen Sie das zu Ihren Projekten passende Paket und nutzen Sie die erworbenen Credits.
Schnellere Bereitstellung: Das Tool kann sofort genutzt werden, ohne dass eine aufwendige Einrichtung erforderlich ist.
SaaS ist benutzerfreundlich: Sie müssen keine Infrastruktur oder benutzerdefinierten Code verwalten. SaaS ist eine hervorragende Option, um ohne eigene Infrastruktur auf moderne KI-Technologien zuzugreifen.
SaaS ist mehr als nur ein Preismodell: Es ist eine strategische Entscheidung. Es entspricht den Anforderungen moderner Unternehmen an Agilität, Kontrolle und Effizienz.
| Tradittionell (CapEx) | SaaS Model (OpEx) |
| Hohe Vorabinvestitionen | Pay-as-you-go-Abonnement |
| Langfristige Lizenzverpflichtung | Flexible monatliche Nutzung |
| Längere Amortisationszeit | Schneller ROI durch schnelle Einrichtung |
| Erfordert interne IT-Ressourcen und Server | Cloud-gehostet und ohne großen IT-Aufwand |
| Schwieriger zu skalieren und anzupassen | Skalierbar nach Bedarf |
| Risiko der Unterauslastung oder ungenutzter Software | Auf die tatsächliche Nutzung und die geschäftlichen Prioritäten abgestimmt |
| Die Kosten werden als Kapitalvermögen verwaltet | Die Kosten werden als Betriebsausgaben (OpEx) behandelt |
Von der Kostenstelle zum Wettbewerbsvorteil
Mit AI File Genie werden unstrukturierte Daten von einer versteckten Belastung zu einem strategischen Vorteil.
- Migrieren Sie zu einem neuen ERP- oder CRM-System, ohne manuelle Dokumentenbereinigung durchführen zu müssen.
- Erstellen Sie intelligente Dokumentenkataloge, die den abteilungsübergreifenden Zugriff unterstützen.
- Automatisieren Sie die Datenextraktion für Compliance, Berichterstellung oder Kunden-Onboarding.
- Schaffen Sie eine einzige Quelle der Wahrheit, die Analysen und bessere Entscheidungen ermöglicht.
Kurz gesagt: höhere Produktivität, bessere Akzeptanz durch die Benutzer und mehr Einblicke.
Erwarten Sie mehr von Ihren Dokumenten!
In Zeiten von KI und Automatisierung ist „ausreichend gute“ Dokumentenintelligenz nicht mehr ausreichend. Unternehmen benötigen Lösungen, die schnell, skalierbar, kostentransparent und datengestützt sind. AI File Genie bietet Ihnen genau das: ein leicht zugängliches SaaS-Tool, das ebenso intelligent wie praktisch ist. Es geht nicht darum, sich bessere Daten zu wünschen. Es geht darum, die richtigen Tools auszuwählen, um diese zu erschließen.
Sind Sie bereit, die Wünsche Ihres Teams zu erfüllen? Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf.
