Sind Sie auch schon auf die Begrifflichkeiten „Base“-Lizenz, „Attach“-Lizenz und Team-Member gestoßen und wussten nicht so ganz, was damit gemeint ist? In diesem Blogeintrag stellen wir Ihnen die Unterschiede der verschiedenen Nutzer-Typen im Microsoft Dynamics 365-Bereich vor. Wir beziehen uns auf die Dynamics 365 Customer Engagement sowie Finance and Operations (Finance/Supply Chain Management), Retail und Talent Business Applikationen und deren Lizenzierung seit Oktober 2019.
Die „Base“-Lizenz und die „Attach“-Lizenz
Als erstes ist zu erwähnen, dass zum Betrieb einer Dynamics 365 Applikation eine Basis Lizenz („Base“-Lizenz) benötigt wird. Sie ist bei Lizenzierung mehrerer Applikationen (Apps) die „erste“ und auch die „teuerste“ Lizenz, die erworben wird. Für Mitarbeiter, die mehr Funktionalitäten als die der „Base“-Lizenz benötigen, kann zusätzlich zu einem reduzierten Preis eine sogenannte „Attach“-Lizenz dazu gebucht werden. Eine „Attach“-Lizenz kann somit nicht alleine erworben werden, sondern muss immer die Ergänzung zu einer „Base“-Lizenz sein. So können zum Beispiel einer Sales „Base“-Lizenz weitere Customer Engagement Applikationen wie Field Service als „Attach“-Lizenzen hinzugefügt werden.
Das Angebot eine Lizenz als „Attach“-Lizenz zu wählen, gilt jedoch nicht für alle Lizenzen. Denn Microsoft bietet einige Dynamics 365 Apps wie Project Service Automation und Talent u.a. wegen des großen Funktionsumfangs, nur als Basis zum Abonnement („Base“-Lizenz) an. Diese können somit nicht als „Attach“-Lizenz zu einer vorausgesetzten „Base“-Lizenz zugeordnet werden.
Die Kombinationsmöglichkeiten
Das neue Lizenzierungsmodell von Microsoft eröffnet nun Möglichkeiten, welche vorher nicht gegeben waren. Mit dem neuen Modell können Dynamics 365 Business Applikationen aus Customer Engagement und Finance and Operations sowie Retail gemischt werden. Hierbei ist nur zu beachten, dass als „Base“-Lizenz immer die teuerste Lizenz gewertet wird. Da die Base Lizenz der Dynamics 365 Finance and Operations bzw. Retail Lösung kostspieliger als eine Base Lizenz der Customer Engagement Lösung ist, ist es nur möglich, bei einer Mischung beider Business Applikationen, die Finance, Supply Chain Management oder Retail Apps als „Base“ zu lizenzieren.
Im Speziellen gibt Microsoft noch bei den Dynamics 365 Business Applikationen Finance, Supply Chain Management sowie bei Retail und Talent eine Benutzer-Mindestanzahl für die Base Lizenz vor.
- Für Microsoft Talent beträgt diese mindestens 5 benannte Benutzer
- Bei den anderen drei Apps ist das Minimum auf 20 benannte Benutzer gesetzt
Eine Sonderstellung nimmt die Dynamics Customer Engagement Business Applikationen Marketing ein. Diese wird nicht pro benanntem Nutzer lizenziert, sondern pro Organisation. Marketing lässt sich für Dynamics 365 Neukunden auch unabhängig von Dynamics 365 Business Applikationen als eigenständige Lösung lizenzieren. Für Microsoft Dynamics 365 Bestandskunden mit höchstens 10 Full Usern und für Neukunden gilt der höhere Einstiegspreis. Wenn der Lizenznehmer mehr als diese zehn Full User Lizenzen erwirbt, ist Marketing günstiger erhältlich. In beiden Fällen erhält man einen Anspruch auf 10.000 Kontakte.
Und was sind jetzt Team Member?
Ein Team Member braucht man nicht für Apps zu lizenzieren. Ein Team Member kann durchaus auf alle durch Full User lizenzierte Apps zugreifen, wenn diese auf einer Microsoft-Kundenumgebung (Tenant) liegen. Es müssen natürlich die zuvor erwähnten Mindestanzahlen der Business Applikationen erreicht sein, damit ein Team Member Zugang zu den im Tenant lizenzierten Apps erhält. Ihre Funktionen in den Business Applikationen sind jedoch deutlich beschränkt. Trotzdem lohnt es sich somit bei jedem Mitarbeiter zu prüfen, ob für ihn ein Team Member Zugang ausreichend ist.
Im Dynamics 365 Customer Engagement Bereich sind die Team Member dazu berechtigt sich beispielsweise Kontaktdaten oder Mitarbeiterinformationen anzeigen zu lassen oder diese zu aktualisieren sowie Zeit und Kosten für Projekte zu erfassen und allgemein Projekte zu beantragen. Darüber hinaus ist die Teilnahme an Dynamics 365-Diensten wie z.B. Umfragen erlaubt.
Mit den anderen Business Applikationen wie Finance, Supply Chain Management, Retail oder Talent sind Team Member in der Lage jede Art von Zeit und Kosten zu erfassen, ebenfalls persönliche Mitarbeiterinformationen zu verwalten, Bestellungen anzufordern, Mitarbeiter oder Bewerber im Bereich Einstellung, Onboarding oder Personalwesen zu verwalten. Dazu kommt, dass es einem Team Member hier erlaubt ist, Zeit, Kosten und Rechnungen zu genehmigen.
Jeder Team Member hat jedoch höchstens Zugriff auf 15 benutzerdefinierte Entitäten der beiden genannten Lösungen. Über Leseberechtigungen verfügt ein Team Member jedoch auf allen Einheiten. Sollte ein Team Member auf mehr als diese 15 Entitäten zugreifen müssen, ist es möglich, Zugriffe mithilfe von PowerApps zu realisieren.
Für weitere Informationen oder bei Fragen, helfen wir Ihnen gerne weiter. Nehmen Sie einfach Kontakt zu Prodware auf.
