Volle Kraft voraus: IT-Herausforderungen in der Schifffahrt
Stürmische Zeiten für die Schifffahrt: Noch bis zum Jahr 2008 war der Reedereimarkt von einer starken Boom-Phase geprägt. Die Schiffs-KG-Modelle boten eine attraktive Anlageform, die Nachfrage nach Tonnage schien unbegrenzt und die Umsätze lagen auf Rekord-Niveau. Doch die globale Wirtschafts- und Finanzkrise hat in der Schifffahrt ihre tiefen Spuren hinterlassen. Reedereien sind Dienstleister, die Waren transportieren. Sie können nicht selbst Nachfrage generieren. Der teilweise dramatische Verfall der Charter- und Frachtraten bringt die Unternehmen unter erheblichen betriebswirtschaftlichen Druck. Umso wichtiger wird und ist die Rolle der IT: Um der angespannten Marktsituation zu trotzen, müssen Prozesse konsequent optimiert und Abläufe beschleunigt werden.
Dabei ist die Verzahnung der Abläufe enorm wichtig – Proviant, Güter, technische Ausrüstungen und Ersatzteile müssen effizient zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Geschwindigkeit und eine optimale Steuerung der Supply-Chain sind das A und O. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein durchaus komplexer Einkaufsprozess inklusive Bedarfsmeldung von Bord, Anfrage- und Bestellprozess, Liefer-Logistik, Rechnungsprüfung, Freigabe und Bezahlung wird über E-Mail, Excel oder Word-Dokumente abgewickelt. Der manuelle sowie personelle Aufwand ist groß und sehr zeitintensiv. Im schlechtesten Fall verstreichen noch zusätzlich die Skontofristen, da die prozessbeteiligten Mitarbeiter an Bord und im Office nur unzureichend mit entsprechend durchgängigen Software-Tools unterstützt werden.
Auch der Anspruch an das Reporting und externe digitale Meldewesen ist exponentiell gewachsen – Stichwort Z8-Meldung, Umsatzsteuervoranmeldung, E-Bilanz etc. Diese Vielzahl an Meldungen geben viele Reedereien allerdings noch immer manuell über Web-Portale ein – ein hoher und fehlerträchtiger Arbeitsaufwand von teilweise mehreren Werktagen. Ein ERP-System leistet hierbei schnelle Abhilfe, automatisiert Prozesse und minimiert Risiken.
Ineinander verzahnte Abläufe abteilungsübergreifend sowie ein schnellerer Informationstransport zur Bearbeitung sind insbesondere für Schifffahrtsbetriebe aktuell essentiell. Frei nach dem Motto von Ludwig Börne „In einem wankenden Schiff fällt um, wer still steht, nicht wer sich bewegt“ ist Reedereien deshalb anzuraten: Schaut euch um, wie ihr eure IT auf den neuesten Stand bringen könnt! Denn wer in Sachen Software, Datenmanagement und Co. hinterher schwimmt, geht früher oder später baden.
