Para las empresas de industria y fabricación, que dedican parte de sus recursos a la gestión de existencias, una buena planificación del inventario resulta esencial a la hora de rentabilizar la inversión y cumplir los objetivos de coste por unidad. Descubre cómo lograr satisfacer las necesidades de materiales de la compañía evitando la acumulación de stock.

En determinados sectores económicos, como es el caso de la fabricación, la gestión de inventarios resulta prioritaria si tenemos en cuenta que una empresa de este tipo tiene invertido en existencias una gran parte de sus activos. Por tanto, una buena planificación en este ámbito se traduce en una mejora en la rentabilidad económica.

Las empresas necesitan mantener un cierto nivel de existencias por diversos motivos:

• Evitar roturas de stocks: tener siempre materiales disponibles para poder atender pedidos en caso de un incremento inesperado de la demanda.
• Conseguir descuentos por la compra de grandes volúmenes de materiales: esto permite reducir el coste unitario por artículo.
• Garantizar el abastecimiento en caso de contratiempos: como retrasos en la entrega del producto o incrementos inasumibles en el precio de la materia prima.

Sin embargo, un excesivo aprovisionamiento puede tener efectos no deseados como la pérdida de valor de los productos, la caducidad, los costes de mantenimiento… Aquí te explicamos cómo planear de forma eficiente la gestión de existencias en tres pasos para lograr el mejor equilibrio:

1. Clasificar al inventario según las necesidades de la empresa

Según su actividad, cada empresa dispone de distintos tipos de existencias que pueden organizarse de acuerdo a criterios como sus características (caducidad, condiciones de almacenaje…), su utilidad (fabricación de piezas, envasado, mantenimiento…), su lugar de procedencia (mercado interno, producto de proximidad, importación…) o su posición dentro del ciclo productivo (productos en fabricación, productos terminados…).

A la hora de gestionar el almacén y controlar las existencias, resulta útil establecer una clasificación que se adapte tanto al tipo de producto como las necesidades de la empresa. Por ejemplo, existen materiales de uso constante que deben estar siempre presentes en los almacenes, como es el caso de las materias primas o los elementos necesarios para el transporte y el embalaje (cajas, palets, contenedores…). Otros, en cambio, dependen de las fases de fabricación y, por eso, en ocasiones llegan a eliminarse de la línea de producción.

2. Controlar la entrada y salida de existencias

Por otro lado, es necesario vigilar el movimiento de los productos almacenados de cara a las necesidades de aprovisionamiento o para priorizar la salida de determinados artículos, por ejemplo, aquellos que tengan fecha de caducidad o los de temporadas anteriores. En este sentido, resulta útil establecer una serie de criterios de valoración de las salidas del almacén.

Asimismo, es necesario establecer una codificación de los productos que permita identificarlos y localizarlos durante todas las fases de recepción, almacenaje, producción y expedición. A la hora de fijar la nomenclatura se debe incluir información como el nombre, los tipos de materiales que lo componen, las dimensiones o su uso.

Existen múltiples maneras de etiquetar las existencias. Uno de los más utilizados desde su aparición a mediados del siglo XX ha sido el código de barras, que supuso un gran avance a la hora de agilizar el marcado de precios, controlar las mercancías, generar tickets de compra… Sin embargo, en los últimos años han aparecido otros sistemas como la radiofrecuencia o más recientemente los códigos Bidi o los QR, que permiten acceder a una gran cantidad de información.

3. Anticiparse a las necesidades de reaprovisionamiento

El último paso para optimizar la gestión de inventarios es la previsión. A través de la analítica predictiva, las empresas pueden adelantarse a la demanda para minimizar la distancia entre el stock máximo (la cantidad máxima de existencias de un material que se puede acumular frente a los costes de almacén) y el stock mínimo (la cantidad menor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén frente al riesgo de ruptura de stock).

La analítica predictiva se alimenta de los datos obtenidos a partir de un sistema digital de clasificación y control de las existencias. La información obtenida permite conocer la ubicación y cantidad de cada material, cuándo se realizó el último pedido, cuánto tiempo lleva dentro del almacén…

Con todos estos datos es posible conocer el comportamiento de todas las referencias del inventario, identificar cuáles se venden más y analizar los patrones de compra de los clientes y sus tendencias a largo plazo. Sin duda, esta información ofrece interesantes ventajas competitivas al permitir planificar con antelación el reaprovisionamiento de los almacenes.