Der Erfolg eines ERP-Systems hängt nicht nur von der Software ab – die Menschen dahinter machen den Unterschied. Als Unternehmen stehen Sie vor der Herausforderung, die richtigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als Key-User zu identifizieren und zu fördern, die Ihr ERP-System optimal nutzen und weiterentwickeln.
Die Bedeutung von ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central für Ihren Geschäftserfolg ist unbestritten. Doch erst durch qualifizierte Key-User entfalten diese Systeme ihr volles Potenzial. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Fähigkeiten Key-User mitbringen müssen und wie Sie diese gezielt aufbauen können.
Strategische Bedeutung der Key-User
Key-User sind die strategischen Taktgeber in Ihrem ERP-Projekt. Als Bindeglied zwischen Fachabteilungen, IT und Projektleitung tragen sie maßgeblich zum Gesamterfolg bei.
ROI-Optimierung durch effektive Key-User
Die Investitionsrendite Ihres ERP-Systems hängt wesentlich von der effektiven Nutzung ab. Der Zeitaufwand Ihrer Key-User steigt dabei von anfänglich etwa 20% der Arbeitszeit bis zum Go-live auf 100% an. Diese intensive Einbindung zahlt sich durch folgende Vorteile aus:
- Optimierte Prozessgestaltung durch Fachexpertise
- Höhere Systemakzeptanz durch Multiplikatoreffekt
- Beschleunigte Implementierung durch fundierte Entscheidungen
Einfluss auf das Projektbudget
Die finanzielle Unterstützung Ihrer Key-User ist entscheidend für den Projekterfolg. Eine angemessene Vergütung durch höhere Gehälter oder erfolgsabhängige Prämien schafft zusätzliche Motivation. Planen Sie auch Ressourcen zur Entlastung im Tagesgeschäft ein, z.B. durch temporäre Aushilfen.
Risikominimierung im ERP-Projekt
Als fachliche Experten und Vermittler reduzieren Key-User mögliche Projektrisiken erheblich. Sie sind in alle Phasen von der Softwareauswahl bis zur täglichen Nutzung eingebunden. Besonders wichtig: Die Definition klarer Aufgaben- und Verantwortungsbereiche zu Projektbeginn beugt späteren Konflikten vor. Als Bindeglied zwischen Anbieter und Fachabteilung stellen sie sicher, dass die fachlichen Anforderungen korrekt umgesetzt werden.
Erfolgsmessung und KPIs
Die systematische Erfolgsmessung Ihres ERP-Systems ist während des gesamten Projektverlaufs von entscheidender Bedeutung. Um den Erfolg Ihrer ERP-Implementierung effektiv bewerten zu können, benötigen Sie einen ausgewogenen Mix verschiedener Messgrößen.
Quantitative Erfolgsindikatoren
Für eine objektive Bewertung Ihres ERP-Systems sind messbare Kennzahlen unerlässlich. Die wichtigsten quantitativen Erfolgsindikatoren umfassen:
- Rentabilität der Geschäftsprozesse
- Durchlaufzeitreduzierung
- Kosteneinsparungen bei Betrieb und Personal
- Implementierungszeit und ROI
Qualitative Bewertungskriterien
Neben harten Fakten spielen auch weiche Faktoren eine wichtige Rolle. Als bewährte Methode zur Leistungsanalyse hat sich die „Balanced Scorecard“ etabliert. Besonders wichtig sind:
Die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Lieferanten gibt Aufschluss über die Akzeptanz des Systems. Auch die Qualität der Prozessintegration und die Verbesserung der Entscheidungsgrundlagen sind zentrale Bewertungskriterien.
Reporting und Dokumentation
Ein strukturiertes Projektcontrolling ist die Basis für eine aussagekräftige Erfolgsmessung. Führen Sie ab der Inbetriebnahme eine kontinuierliche Erfolgsmessung durch. Durch die Erstellung von Wissensbilanzen können Sie auch Wissensmanagementaktivitäten messbar machen.
Die Erfolgsmessung sollte sich dabei nicht nur auf finanzielle Aspekte beschränken. Ein ganzheitlicher Ansatz berücksichtigt auch die Optimierung der Kundenbeziehungen und die Realisierung digitaler Transformationsprozesse.
Organisatorische Rahmenbedingungen
Die erfolgreiche Implementierung eines ERP-Systems erfordert durchdachte Organisationsstrukturen. Ihre Aufgabe ist es, optimale Rahmenbedingungen zu schaffen, damit die Key-User ihre strategische Rolle effizient wahrnehmen können.
Optimale Teamstrukturen
Ein effektives Key-User-Team besteht idealerweise aus 5-7 Mitgliedern. Diese Größe gewährleistet optimale Handlungsfähigkeit und effiziente Kommunikation. Für die Zusammensetzung des Teams sind folgende Aspekte entscheidend:
- Ausgewogene Fach- und Sozialkompetenz
- Prozessübergreifende Expertise
- Starke Vernetzung innerhalb des Unternehmens
- Entscheidungskompetenz in den jeweiligen Fachbereichen
Ressourcenallokation
Die zeitliche Verfügbarkeit Ihrer Key-User ist entscheidend für den Projekterfolg. Der Arbeitsaufwand entwickelt sich dabei dynamisch: In der Anfangsphase werden etwa 20% der Arbeitszeit benötigt, während zum Go-live-Termin eine 100-prozentige Verfügbarkeit erforderlich ist.
Bei größeren Teams mit Fachexperten aus verschiedenen Abteilungen liegt der durchschnittliche Zeitaufwand pro Key-User zwischen 25% und 50%. Planen Sie entsprechende Entlastungen im Tagesgeschäft ein, beispielsweise durch:
- Neuverteilung von Aufgaben
- Temporäre Aushilfskräfte
- Priorisierung der Projektaufgaben
Führungsunterstützung der Key-User
Die aktive Unterstützung durch das Management ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Sie spielt eine Schlüsselrolle bei der Bereitstellung finanzieller Mittel und der Schaffung einer positiven Veränderungskultur. Das Management sollte:
- Regelmäßig an Lenkungsausschussmeetings teilnehmen (mindestens quartalsweise)
- Klare Projektziele und Prioritäten definieren
- Ausreichend Zeit und Ressourcen zur Verfügung stellen
- Den Key-Usern Vertrauen und Handlungsspielraum gewähren
Zukunftssicherheit des Key-User-Programms
Zukunftssicherheit bedeutet mehr als die tägliche Administration Ihres ERP-Systems. Es geht darum, eine nachhaltige Strategie zu entwickeln, die Ihr System und Ihre Key-User kontinuierlich weiterentwickelt.
Nachfolgeplanung und Wissenstransfer
Die Weitergabe von Expertise ist entscheidend für die Zukunftsfähigkeit Ihres ERP-Systems. Entwickeln Sie eine systematische Strategie für den Wissenstransfer:
- Dokumentieren Sie ERP-Wissen umfassend und strukturiert
- Bilden Sie weitere ERP-Expertinnen und Experten aus
- Schaffen Sie redundante Kompetenzen durch Mentoring-Programme
- Etablieren Sie effektive Feedback-Kanäle
Kontinuierliche Prozessverbesserung
Der Alterung Ihres ERP-Systems wirken Sie am besten mit einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess entgegen. Identifizieren Sie frühzeitig Diskrepanzen zwischen System und Geschäftsprozessen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob ERP und Prozessstruktur noch zusammenpassen.
Sprechen Sie proaktiv mit Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen über ihre Erfahrungen mit dem System. Auch kleine Ineffizienzen, wie z.B. ein zusätzlicher Buchungsschritt, können auf größeren Anpassungsbedarf hinweisen.
Anpassung an neue Technologien
Die technologische Landschaft entwickelt sich ständig weiter. Nutzen Sie System-Updates als Gelegenheit für einen umfassenden Prozess-Check-up. Ihre Key-User sollten dabei als ERP-Botschafter fungieren und die Anwenderakzeptanz aktiv fördern.
Investieren Sie in die kontinuierliche Weiterbildung Ihrer Key-User. Sie müssen nicht nur mit neuen Technologien Schritt halten, sondern auch:
- Prozessveränderungen erkennen und bewerten
- Neue Funktionalitäten effektiv implementieren
- Andere Mitarbeiter:innen bei der Adaption unterstützen
Denken Sie daran: Strukturen und Prozesse ändern sich mit der Zeit. Wenn Sie Ihr ERP-System nicht entsprechend anpassen, wird es selbst zum Störfaktor in Ihren Geschäftsprozessen. Eine proaktive Zukunftssicherung durch Ihre Key-User ist daher für den langfristigen Erfolg Ihrer ERP-Implementierung unerlässlich.
Fazit
Der Erfolg eines ERP-Systems steht und fällt mit Ihren Key-Usern. Sie tragen nicht nur zur optimalen Nutzung des Systems bei, sondern sichern auch die Zukunftsfähigkeit Ihrer gesamten ERP-Landschaft.
Die sorgfältige Auswahl und Förderung qualifizierter Key-User zahlt sich mehrfach aus: durch optimierte Prozesse, höhere Systemakzeptanz und beschleunigte Implementierung. Klare Organisationsstrukturen und ausreichende Ressourcen bilden dabei die Basis für nachhaltigen Erfolg.
Eine systematische Erfolgsmessung und kontinuierliche Weiterentwicklung Ihres Key-User-Programms sichert langfristig den Mehrwert Ihrer ERP-Investition. Besonders wichtig: Schaffen Sie frühzeitig redundante Kompetenzen durch Wissenstransfer und fördern Sie die stetige Weiterbildung Ihrer ERP-Experten und Expertinnen.
Mit diesem strategischen Ansatz verwandeln Sie Ihr ERP-System von einer reinen Softwarelösung in einen echten Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen.
